The organizational structure, related responsibilities and involved companies resources are thoroughly detailed in “Annex 4B – On Board Organizational Structure”.
Struktur organisasi, tanggung jawab terkait, dan sumber daya perusahaan yang terlibat dirinci secara menyeluruh dalam "Lampiran 4B – Struktur Organisasi Onboard".
All personnel onboard must be in respect of the procedures, instructions, and the code of conduct applied onboard” the duties and responsibilties of these personnel are defined in detail in the operating procedures.
Semua personel di atas kapal harus menghormati prosedur, instruksi, dan kode etik yang diterapkan di atas kapal" tugas dan tanggung jawab personel ini didefinisikan secara rinci dalam prosedur operasi.
DESIGNATED PERSON ASHORE (DPA)
ORANG YANG DITUNJUK DI DARAT (DPA)
The company has assigned a person as DPA (Designated Person Ashore) to ensure the safe operation of each ship/vessel and to provide a link between the company and those on board. The DPA having access to the highest level of management in regard of his/her role to monitoring the safety and pollution prevention aspects of the operation of each ship and ensuring that adequate resources and shore based support are applied as required.
Perusahaan telah menugaskan seseorang sebagai DPA (Designated Person Ashore) untuk memastikan pengoperasian yang aman dari setiap kapal/kapal dan untuk menyediakan penghubung antara perusahaan dan mereka yang berada di atas kapal. DPA memiliki akses ke tingkat manajemen tertinggi sehubungan dengan perannya untuk memantau aspek keselamatan dan pencegahan polusi dari pengoperasian setiap kapal dan memastikan bahwa sumber daya yang memadai dan dukungan berbasis pantai diterapkan sesuai kebutuhan.
Please find the DPA documents : ORG-006 DPA Appointment and ORG-007 DPA Responsibility.
Silakan temukan dokumen DPA: Penunjukan DPA ORG-006 dan Tanggung Jawab DPA ORG-007.
MASTER’S RESPONSIBILITY AND AUTHORITY
TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG MASTER
The Master is the ultimate authority on board the Vessel. Although bound to respect the operational and emergency procedures and instructions, on board the Vessel the Master has full and complete authority and can take whatever decision he considers to be necessary for the safety of life at sea and of the Vessel and for the protection of the marine environment.
Tuan adalah otoritas tertinggi di atas kapal. Meskipun terikat untuk menghormati prosedur dan instruksi operasional dan darurat, di atas kapal Nakhoda memiliki wewenang penuh dan lengkap dan dapat mengambil keputusan apa pun yang dianggapnya perlu untuk keselamatan kehidupan di laut dan Kapal dan untuk perlindungan lingkungan laut.
The Master may delegate some of his duties to other Vesselboard Officers; however the Master's responsibility for making essential decisions concerning crew and Vessel safety and protection of the environment can be delegated to the Chief Mate only, as per International Rules.
Nakhoda dapat mendelegasikan beberapa tugasnya kepada Petugas Kapal lainnya ; namun tanggung jawab Nakhoda untuk membuat keputusan penting mengenai keselamatan awak dan Kapal dan perlindungan lingkungan hanya dapat didelegasikan kepada Chief Mate, sesuai Aturan Internasional.
Moreover, the Master shall ensure that the AIMS Management System is explained (either by himself or by Officers already trained) to the newly embarked crew by means of appropriate briefings.
Selain itu, Nakhoda harus memastikan bahwa Sistem Manajemen AIMS dijelaskan (baik oleh dirinya sendiri atau oleh Perwira yang sudah dilatih) kepada awak kapal yang baru diangkat melalui pengarahan yang sesuai.
The Master is responsible for reporting to the Designated Person Ashore (DPA) any matter that, in his opinion, could affect the safe operation of the Vessel or could present a risk of pollution or impact on the quality of the service and which requires the assistance of the Ashore Management for correction.
Nakhoda bertanggung jawab untuk melaporkan kepada Orang yang Ditunjuk Di Darat (DPA) setiap hal yang, menurutnya, dapat mempengaruhi pengoperasian Kapal yang aman atau dapat menimbulkan risiko polusi atau berdampak pada kualitas layanan dan yang memerlukan bantuan Manajemen Ashore untuk koreksi.
Please find the documents : ORG-008 Master’s Responsibilities.
Silakan temukan dokumennya: ORG-008 Tanggung Jawab Master.
RESOURCES MANAGEMENT
MANAJEMEN SUMBER DAYA
GENERAL PROVISIONS
KETENTUAN UMUM
The implementation, control and improvement of the AIMS Management System is achieved through:
Implementasi, pengendalian dan peningkatan Sistem Manajemen AIMS dicapai melalui:
Adequate Human Resources (shore-based personnel and crews), properly skilled and trained for the assigned work;
Sumber Daya Manusia yang sama (personel dan awak kapal berbasis pantai), terampil dan terlatih untuk pekerjaan yang ditugaskan;
Capability and experience in technical management of Vessels;
Capabilitas dan pengalaman dalam manajemen teknis Kapal;
Improvement of the know-how and awareness of staff through education and training;
Sayameningkatkan pengetahuan dan kesadaran staf melalui pendidikan dan pelatihan;
Suitable infrastructures as necessary for the implementation of the HSE-Q program and the achievement of the customers’ and third parties requirements and expectations;
Infrastruktur yang dapat digunakan sebagaimana diperlukan untuk pelaksanaan program HSE-Q dan pencapaian persyaratan dan harapan pelanggan dan pihak ketiga;
Satisfactory work environment ashore and on board to encourage personnel motivation and engagement in order to enhance the performance of the Companies;
Lingkungan kerja di darat dan di atas kapal untuk mendorong motivasi dan keterlibatan personel dalam rangka meningkatkan kinerja Perusahaan;
Information and communication systems within the Companies and with the managed Vessels;
Sisteminformasi dan komunikasi di dalam Companies dan dengan Kapal yang dikelola;
Availability of resources to comply with environmental and OH&S needs;
Ketersediaanresouruntuk memenuhi kebutuhan lingkungan dan K&S;
Definition of appropriate roles allocating responsibilities,accountabilities and delegation of authorities supporting the System and the OH&S requirements;
Definisi peran yang tepat mengalokasikan tanggung jawab, akuntabilitas dan pendelegasian otoritas yang mendukung persyaratan System dan K&S;
HUMAN RESOURCES
SUMBER DAYA MANUSIA
The Company dedicates special attention to the management of its human resources as a key factor in exploiting a distinctive competitive advantage.
Perseroan mendedikasikan perhatian khusus pada pengelolaan sumber daya manusianya sebagai faktor kunci dalam mengeksploitasi keunggulan kompetitif yang khas.
The development and consolidation of HR management policies and procedures (recruiting, performance appraisal, training, reward and incentive systems, etc.) constantly steer the Company’s decisions towards the creation of a motivating workplace that engages resources, factor affecting the organizational climate, and therefore the business results.
Pengembangan dan konsolidasi kebijakan dan prosedur manajemen SDM (perekrutan, penilaian kinerja, pelatihan, sistem penghargaan dan insentif, dll.) terus-menerus mengarahkan keputusan Perusahaanke arah penciptaan tempat kerja yang memotivasi yang melibatkan sumber daya, faktor yang mempengaruhi iklim organisasi, dan oleh karena itu hasil bisnis.
The business environment creates opportunities, yet also entails significant challenges for the Company. Such circumstances require an active response involving constant updates to the human resource management plan.
Lingkungan bisnis menciptakan peluang, namun juga menimbulkan tantangan yang signifikan bagi Perusahaan. Keadaan seperti itu membutuhkan respons aktif yang melibatkan pembaruan konstan pada rencana manajemen sumber daya manusia.
Crewing, in particular, is one of the key elements in the safe and efficient use of the fleet. The crewing policy implemented by the Group aims at promoting on board safety and environmental protection, while also maintaining conditions of crew efficiency and reliability. The Company achieves these objectives thanks to a meticulous recruiting process, thorough training and a permanent monitoring and assessment system.
Crewing, khususnya, adalah salah satu elemen kunci dalam penggunaan armada yang aman dan efisien. Kebijakan kru yang diterapkan oleh Grup bertujuan untuk mempromosikan keselamatan di atas kapal dan perlindungan lingkungan, sekaligus menjaga kondisi efisiensi dan keandalan awak kapal. Perseroanmencapai tujuan ini berkat proses perekrutan yang cermat , pelatihan menyeluruh dan sistem manajemen dan penilaian permanen.
Company ensure that each vessel is :
Perusahaanmemastikanbahwa setiap kapal adalah:
Manned with qualified certificated and medically fit seafarers in accordanxce with national and international requirements;
Mbergabung dengan pelaut bersertifikat dan sehat secara medis sesuai dengan persyaratan nasional dan internasional;
Appropriately manned in order to encompass all aspects of maintaining safe operations on board.
Kapal yangdiawaki secara tepat untuk mencakup semua aspek menjaga operasi yang aman di atas kapal.
The Master is:
Gurunya adalah:
properly qualified for command;
memenuhi syarat untuk komando;
fully conversant with the Ashore Management ISM & HSE-Q System
sepenuhnya fasih dengan Sistem Manajemen AshoreISM & HSE-Q
given the necessary support so that the Master’s duties can be safely performed
diberikan dukungan yang diperlukan sehingga tugas Guru dapat dilakukan dengan aman
Competitive challenges constantly require productivity gains and the know-how development. Accordingly, the Company invests in its people in order to create exclusive drivers of success and adopts people-management tools with a view towards honing professional skills, retaining employees and developing talent and “critical” resources (i.e., persons with skills that have more impact on core processes).
Tantangan kompetitif terus-menerus membutuhkan gaya produktivitasdan pengembangan pengetahuan. Oleh karena itu, Perusahaanberinvestasi pada karyawannya untuk menciptakan pendorong kesuksesan eksklusif dan mengadopsi alat manajemen sumber daya manusia dengan maksud untuk mengasah keterampilan profesional, mempertahankan karyawan dan mengembangkan bakat dan sumber daya "kritis" (yaitu, orang-orang dengan keterampilan yang lebih berdampak pada proses inti).
The Company identifies the staffing requirements for the shore-based and Vessels operations and provides adequate people to cover any organizational position (or transfers personnel to assignments) in accordance with the required competencies and qualifications.
Perusahaan mengidentifikasi persyaratan kepegawaian untuk operasi berbasis pantai dan Kapal dan menyediakan orang yang memadai untuk menutupi posisi organisasi apa pun (atau memindahkan personel ke penugasan) sesuai dengan kompetensi dan kualifikasi yang diperlukan.
The Company attaches great importance to its commitment to training and establishing professional growth and development processes for both onshore and seagoing personnel. Through a relevant training programme, the Group ensures that the people meet the high standards of professionalism essential to their duties, supports the development of its talents towards managerial positions, reinforces its retention policy. In this respect, rigorous training programmes are organized both ashore and on board vessels.
Perusahaan sangat mementingkan komitmennya untuk melatih dan membangun proses pertumbuhan dan pengembangan profesional untuk personel darat dan laut. Melalui program pelatihan yang relevan, Grup memastikan bahwa karyawan memenuhi standar profesionalisme yang tinggi yang penting untuk tugas mereka, mendukung pengembangan bakatnya menuju posisi manajerial, memperkuat kebijakan retensinya. Dalam hal ini, program pelatihan yang ketat diselenggarakan baik di darat maupun di ataskapal.
PT Asian Bulk Logistics ensure through dedicated procedures in appropriate language, that:
PT Asian Bulk Logistics memastikan melalui prosedur khusus dalam bahasa yang sesuai, bahwa:
The identification of any training wich may be required in support of the ISM & HSE-Q System and ensure that such training is provided for all personnel concerned;
Identifikasipelatihan apa pun yang mungkin diperlukan untuk mendukung Sistem ISM & HSE-Q dan memastikan bahwa pelatihan tersebut disediakan untuk semua personel yang bersangkutan;
Prior to assuming responsibility, new personnel or personnel transferred to new assignments are briefed and familiarized with their duties and the critical elements of the HSE-Q Program relevant for their job, and are made aware of the relevance and the importance of their tasks and how they can contribute to the achievement of the established objectives.
Untukmemikul tanggung jawab, personel baru atau personel yang dipindahkan ke penugasan baru diberi pengarahan dan dibiasakan dengan tugas mereka dan elemen penting dari rogram HSE-Q P yang relevan untuk pekerjaan mereka, dan disadarkan akan relevansi dan pentingnya tugas mereka dan bagaimana mereka dapat berkontribusi pada pencapaian tujuan yang ditetapkan.
In particular PT Asian Bulk Logistics requires that:
Secara khusus PT Asian Bulk Logistics mensyaratkan bahwa:
All employed seafarers have an adequate understanding of relevant rules, regulations, codes and guidelines in accordance with their ranks and duties. This is mainly checked by setting qualifications and it is verified by subsequent evaluations and identification of training needs;
Semuapelaut yang dipekerjakan memiliki pemahaman yang memadai tentang aturan, peraturan, kode, dan pedoman yang relevan sesuai dengan pangkat dan tugas mereka. Ini terutama diperiksa dengan menetapkan kualifikasi dan diverifikasi oleh evaluasi selanjutnya dan identifikasi kebutuhan pelatihan;
All employed seafarers are able to communicate effectively between them and with all external parties, as may be required, in the execution of their duties;
Semua pelaut yang dipekerjakan dapat berkomunikasi secara efektif di antara mereka dan dengan semua pihak eksternal, sebagaimana diperlukan, dalam pelaksanaan tugas mereka;
The performance of all seafarers is subject to periodical evaluation.
Kinerja semua pelaut tunduk pada evaluasi berkala.
The Group maintains updated records of both shore based personnel and crew.
Grup menyimpan catatan terbaru dari personel dan awak yang berbasis di pantai.
The human resources activities are described in the procedures under “Annex 2 ISM & HSE-Q DOCUMENT LIST/HUMAN RESOURCES MANAGEMENT procedures paragraph”:
Kegiatan sumber daya manusia dijelaskan dalam prosedur di bawah "Lampiran 2 ISM & HSE-Q DOCUMENT LIST/HUMAN RESOURCES MANAGEMENT paragraf prosedur":
The Medical surveillance activities are described in the procedures under “Annex 2 ISM & HSE-Q DOCUMENT LIST/MEDICAL SURVEILLANCE procedures paragraph”
Kegiatan pengawasan medis dijelaskan dalam prosedur di bawah "Lampiran 2 ISM & HSE-Q DAFTAR DOKUMEN / PARAGRAF PROSEDUR PENGAWASAN MEDIS"
INFORMATION & COMMUNICATION TECHNOLOGY SERVICES
LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI
The Company provides the necessary hardware, software, and services at its facilities to ensure proper IT operations and monitor system operability.
Perusahaan menyediakan perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan yang diperlukan di fasilitasnya untuk memastikan operasi TI yang tepat dan memantau pengoperasian sistem.
The equipment and facilities deployed are regularly inspected and maintained in order to guarantee optimal use.
Peralatan dan fasilitas yang digunakan diperiksa dan dirawat secara teratur untuk menjamin penggunaan yang optimal.
The use of social media onboard should adhere to the following guidelines:
Penggunaan media sosial di atas kapal harus mematuhi pedoman berikut:
DO NOT use the Company's logo (in any form) on any personal social media platform. The use of the Company's logo requires the Company's
JANGAN menggunakan logo Perusahaan (dalam bentuk apa pun) di platform media sosial pribadi apa pun. Penggunaan logo Perusahaan memerlukan
DO NOT use social media or any similar form of communication to attack or insult the Company, Company Projects and Operations, fellow employees, customers, vendors, contractors, suppliers, competitors, or others
JANGAN menggunakan media sosial atau bentuk komunikasi serupa untuk menyerang atau menghina Perusahaan, Proyek dan Operasi Perusahaan, sesama karyawan, pelanggan, vendor, kontraktor, pemasok, pesaing, atau lainnya
DO NOT disclose confidential, proprietary, or sensitive information about the Company and names of employees, customers, vendors, contractors, suppliers, competitors, or others in social media or any similar form of communication
JANGAN mengungkapkan informasi rahasia, kepemilikan, atau sensitif tentang Perusahaan dan nama karyawan, pelanggan, vendor, kontraktor, pemasok, pesaing, atau orang lain di media sosial atau bentuk komunikasi serupa
DO NOT comment on Company-related legal matters, financial performance, competitors, strategy, or rumors in social media or any similar form of communication, unless you are expressly authorized to do so
JANGAN mengomentari masalah hukum terkait Perusahaan, kinerja keuangan, pesaing, strategi, atau rumor di media sosial atau bentuk komunikasi serupa, kecuali Anda secara tegas berwenang untuk melakukannya
DO NOT disclose confidential, proprietary, or sensitive information about the Company Projects, Operations and names of other Companies, Charterers, name of vessels involved in such projects/ operations, place and/or position of projects/ operations, or others related and sensitive information which may impact the Company's reputation
JANGAN mengungkapkan informasi rahasia, hak milik, atau sensitif tentang Proyek, Operasi Perusahaan, dan nama Perusahaan lain, Penyewa, nama kapal yang terlibat dalam proyek/operasi tersebut, tempat dan/atau posisi proyek/operasi, atau informasi terkait dan sensitif lainnya yang dapat memengaruhi reputasi Perusahaan
Use and misuse of social media platforms and other websites, including but not limited to:
Penggunaan dan penyalahgunaan platform media sosial dan situs web lainnya, termasuk namun tidak terbatas pada:
Social networking websites such as Facebook, Instagram, MySpace, etc.
Situs jejaring sosial seperti Facebook, Instagram, MySpace, dll.
Micromedia/microblogging websites such as Twitter
Situs web mikromedia/microblogging seperti Twitter
Multimedia websites such as YouTube and Instagram
Situs web multimedia seperti YouTube dan Instagram
Wikis such as Wikipedia
Wikiseperti Wikipedia
Blogs, news sites, and any other website where people post content and comments
Blog, situs berita, dan situs web lain tempat orang memposting konten dan komentar
A proper safety briefing should be conducted, and a diligent report with the signatures of all participating crew members should be issued. Please complete this task at first opportunity
Pengarahan keselamatan yang tepat harus dilakukan, dan laporan yang rajin dengan tanda tangan semua anggota kru yang berpartisipasi harus dikeluarkan. Harap selesaikan tugas ini pada kesempatan pertama
INFRASTRUCTURE
PRASARANA
The PT Asian Bulk Logistics organization assure the availability of the necessary infrastructures in order the personnel can adequately carry out their duties. The environmental, energetic and OH&S impact of the infrastructures is evaluated, and possible risks are identified and provided for.
Organisasi ogistik PT A sian Bulk L menjamin ketersediaan infrastruktur yang diperlukan agar personel dapat melaksanakan tugasnya secara memadai. Dampak lingkungan, energik, dan K&S dari infrastruktur dievaluasi, dan kemungkinan risiko diidentifikasi dan disediakan.
The ashore infrastructures include, but are not limited to:
Infrastruktur darat termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
Offices with comfortable and safe workplaces equipped with personal computers;
Offices dengan tempat kerja yang nyaman dan aman yang dilengkapi dengan komputer pribadi;
Appropriate software programs for carrying out, managing and controlling the activities;
Programperangkat lunak yang sesuai untuk melaksanakan, mengelola dan mengendalikan kegiatan;
Communication media in order to facilitate the interfaces with the managed Vessel and the other organizations involved in the service.
Cmedia komunikasi untuk memfasilitasi antarmuka dengan Kapal yang dikelola dan organisasi lain yang terlibat dalam layanan.
All the infrastructures are regularly maintained and/or renewed in order to assure their continuous reliability and availability.
Semua infrastruktur dipelihara dan/atau diperbarui secara teratur untuk memastikan keandalan dan ketersediaannya yang berkelanjutan.
WORK ENVIRONMENT
LINGKUNGAN KERJA
The PT Asian Bulk Logistics organization provides that the work environment within the offices and on board the managed Vessels be, as a minimum, in strict compliance with the applicable laws and regulations. However, in addition to the physical factors affecting the working conditions, such as heating, airflow, noise, light, hygiene, cleanliness, etc., also provides for those human factors, such as creative work methods, social interaction, opportunities of career in the organization, etc.
Organisasi ogistik PT A sian B ulk L menetapkan bahwa lingkungan kerja di dalam kantor dan di atas kapal yang dikelola, setidaknya, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Namun, selain faktor fisik yang mempengaruhi kondisi kerja, seperti pemanasan, aliran udara, kebisingan, cahaya, kebersihan, dll., Juga menyediakan faktor manusia tersebut, seperti metode kerja kreatif, interaksi sosial, peluang berkarir di organisasi, dll.
The physical and human factors are considered and evaluated by the concerned Head of Department (on board by the Master) in order to assure the best work conditions.
Faktor fisik dan manusia dipertimbangkan dan dievaluasi oleh Kepala Departemen yang bersangkutan (di atas kapal oleh Master) untuk memastikan kondisi kerja terbaik.
OTHER RESOURCES
SUMBER LAIN
The PT Asian Bulk Logistics in order to support the organization provides a Legal & Insurance service that is managed through specific processes and procedures.
PT A sian Bulk Logisticsdalam rangka mendukung organisasi menyediakanlayanan Hukum & Asuransi yang dikelola melalui proses dan prosedur tertentu.
OPERATION
OPERASI
PROVIDING SERVICES
MENYEDIAKAN LAYANAN
General Provisions
Ketentuan Umum
General Principles
Prinsip Umum
The Company has established a system to ensure the management and control of the core processes, to guarantee the most effective and efficient realization of the service and to achieve the satisfaction of interested parties.
Perseroan telah menetapkan sistem untuk memastikan pengelolaan dan pengendalian proses inti, untuk menjamin realisasi layanan yang paling efektif dan efisien dan untuk mencapai kepuasan pihak yang berkepentingan.
If deemed appropriate quality objectives and service requirements have been defined.
Jika dianggap tepat, tujuan kualitas dan persyaratan layanan telah ditentukan.
The system is designed in order to coordinate and make compatible the various processes including those necessary to support core business, by defining the interrelations, responsibilities, documents, procedures, resources and any other needed aspect.
Sistem ini dirancang untuk mengoordinasikan dan membuat kompatibel dengan berbagai proses termasuk yang diperlukan untuk mendukung bisnis inti, dengan mendefinisikan keterkaitan, tanggung jawab, dokumen, prosedur, sumber daya dan aspek lain yang diperlukan.
Core processes typically involves customer-related processes and planning of operations related to Ships/vessels
Proses inti biasanya melibatkan proses terkait pelanggan dan perencanaan operasi yang terkait dengan Kapal/kapal.
In particular, an appropriate Process-Management-Plan defines Vessel-Management. This document describes all activities which can be provided in a contract with a client and makes reference to other internal or external documents needed to ensure compliance with established requirements.
Secara khusus, Rencana Manajemen Proses yang sesuai mendefinisikan Manajemen Kapal Dokumen ini menjelaskan semua kegiatan yang dapat disediakan dalam kontrak dengan klien dan mengacu pada dokumen internal atau eksternal lainnya yang diperlukan untuk memastikan kepatuhan terhadap persyaratan yang ditetapkan.
The processes are carried out under controlled conditions and, when necessary, activities for verifying, validating, monitoring and surveying the processes have been established, and the records to prove that processes and services have complied with established requirements, have been identified.
Proses dilakukan di bawah hubungan yang dikendalikandan, bila perlu, kegiatan untuk memverifikasi, memvalidasi, memantau dan mensurvei proses telah ditetapkan, dan catatan untukmembuktikan bahwa proses dan layanan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan, telah diidentifikasi.
In particular, in addition to above, the operations and activities associated with the identified significant environmental aspects and significant energy uses are planned in order to ensure that they are carried out under specified conditions which include:
Secara khusus, selain di atas, operasi dan kegiatan yang terkait dengan aspek lingkungan yang signifikan yang diidentifikasi dan penggunaan energi yang signifikan direncanakan untuk memastikan bahwa mereka dilakukan dalam kondisi tertentu yang meliputi:
Documented procedures to cover situations where their absence could lead to deviations from the environmental and energy policy and objectives and targets;
D prosedur yang disesuaikan untuk mencakup situasi di mana ketidakhadiran mereka dapat menyebabkan penyimpangan dari kebijakan dan tujuan dan target lingkungan dan energi;
Operating criteria defined in the procedures;
Okriteria yang ditentukan dalam prosedur;
Procedures related to the significant environmental aspects and energy uses of service to be extended, as applicable, to the concerned suppliers and contractors.
P terkaitdengan aspek lingkungan yang signifikan dan penggunaan energi layanan yang akan diperluas, sebagaimana berlaku, kepada pemasok dan kontraktor yang bersangkutan.
The measures established for applying such criteria and directives to the main activities are briefly described in the following paragraphs.
Langkah-langkah yang ditetapkan untuk menerapkan kriteria dan arahan tersebut pada kegiatan utama dijelaskan secara singkat dalam paragraf berikut.
Rìf. “Annex 2 ISM & HSE-Q DOCUMENT LIST
Rìf. "Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN ISM & HSE-Q
Validation of Operation Processes
Validasi Proses Operasi
All operation processes are consolidated and assure a safe and well controlled performance.
Semua proses operasi dikonsolidasikan dan memastikan kinerja yang aman dan terkontrol dengan baik.
For those operations where the result cannot be adequately verified, one or more of the following measures can be established and implemented, as applicable, in order to assure the expected results:
Untuk operasi di mana hasilnya tidak dapat diverifikasi secara memadai, satu atau lebih dari langkah-langkah berikut dapat ditetapkan dan diimplementasikan, sebagaimana berlaku, untuk memastikan hasil yang diharapkan:
Definition and documentation of process parameters tested and verified as capable to achieve the established results;
Definisi dan dokumentasi parameter proses yang diuji dan diverifikasi mampu mencapai hasil yang ditetapkan;
Approval of equipment used for performing and controlling the processes;
Persediaanperalatan yang digunakan untuk melakukan dan mengendalikan proses;
Training and qualification of personnel;
Hujandan kualifikasi personel;
Definition of records to be issued and/or retained.
Dpenghapusan catatan yang akan dikeluarkan dan/atau disimpan.
Additional information are included in the referenced Processes.
Informasi tambahan disertakan dalam Proses yang direferensikan.
Customer related processes
Proses terkait pelanggan
The customer-related processes are planned and developed.
Proses terkait pelanggan direncanakan dan dikembangkan.
The organization undertakes contractual responsibilities in a well-controlled manner in order to ensure that the level of quality offered will not be degraded and all the requirements of its clients will be fully satisfied.
Organisasi ini melakukan tanggung jawab kontraktual dengan cara yang terkontrol dengan baik untuk memastikan bahwa tingkat kualitas yang ditawarkan tidak akan terdegradasi dan semua persyaratan kliennya akan sepenuhnya terpenuhi.
Before committing itself, either by submission of a tender (offer), or by signing a contract with a client or by accepting an order (verbal or written) from a client, the offer, contract or order are reviewed in order to ensure that:
Sebelum berkomitmen sendiri, baik dengan pengajuan tender (penawaran), atau dengan menandatangani kontrak dengan klien atau dengan menerima pesanan (lisan atau tertulis) dari klien, penawaran, kontrak atau pesanan ditinjau untuk memastikan bahwa:
The requirements supplied by customers, those not supplied by customers but necessary for the service, those determined by the statutory and regulatory requirements, and those established by the Company, are adequately defined and documented.
Persyaratan yang diberikan oleh pelanggan, yang tidak disediakan oleh pelanggan tetapi diperlukan untuk layanan, yang ditentukan oleh persyaratan undang-undang dan peraturan, dan yang ditetapkan oleh Perusahaan, didefinisikan dan didokumentasikan secara memadai.
Any differences between a contract or order and any previously submitted offer have been resolved.
Setiap perbedaan antara kontrak atau pesanan dan penawaran yang dikirimkan sebelumnya telah diselesaikan.
The organization has the capability to meet the contract, order or offer requirements.
Organisasi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan kontrak, pesanan, atau penawaran.
Furthermore any additional information needed for the effective, secure and safe performance of the contract are collected from or required to the customer and investigated. They may include :
Selanjutnya setiap informasi tambahan yang diperlukan untuk pelaksanaan kontrak yang efektif, aman, dan aman dikumpulkan dari atau diminta kepada pelanggan dan diselidiki. Mereka mungkin termasuk:
Additional detailed information about the goods or cargo characteristics to be carried;
Informasiterperinci tentang barang atau karakteristik kargo yang akan diangkut;
Specific instruction, requirements and precautions about loading, handling, stowing, lashing, etc.;
Instruksikhusus, persyaratan dan tindakan pencegahan tentang pemuatan, penanganan, penyimpanan, pengikatan, dll.;
Customer feedback related to previous contracts, including possible claims.
Customer umpan balik terkait kontrak sebelumnya, termasuk kemungkinan klaim.
Contract amendments are analyzed, agreed and attached or incorporated into the contract. Records of all contract reviews including amendments are kept. All organization’s functions involved in execution of the contract are provided with sufficient information related to their responsibilities. All instructions or orders received by the Customers or their representatives (including charterers) are verified for conformity with the terms of the relevant contract and the applicable rules and regulations. In case that the Company does not have the capacity to comply with any of these instructions or orders, or if they are against the contract terms or applicable legislation, this shall be immediately reported to the Customer and his representative. Otherwise they are transmitted to the appropriate persons for execution.
Amandemen kontrak dianalisis, disepakati dan dilampirkan atau dimasukkan ke dalam kontrak.Catatan semua tinjauan kontraktermasuk amandemen disimpan. Semua fungsi organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan kontrak diberikan informasi yang memadai terkait dengan tanggung jawab mereka.Semua instruksi atau pesanan yang diterima oleh Pelanggan atau perwakilannya (termasuk penyewa) diverifikasi kesesuaiannya dengan ketentuan kontrak yang relevan dan aturan dan peraturan yang berlaku. Jika Perusahaantidak memiliki kapasitas untuk mematuhi salah satu instruksi atau perintah ini, atau jika bertentangan dengan ketentuan kontrak atau undang-undang yang berlaku, hal ini harus segera dilaporkan kepada Pelanggan dan perwakilannya. Jika tidak, mereka ditransmisikan ke orang yang sesuai untuk dieksekusi.
All documents and data supplied by the Customers or their representatives, shall be reviewed, distributed, handled, stored and maintained in accordance with the procedure for control of documents of external origin.
Semua dokumen dan data yang diberikan oleh Pelanggan atau perwakilannya, harus ditinjau, didistribusikan, ditangani, disimpan dan dipelihara sesuai dengan prosedur untuk pengendalian dokumen asal eksternal.
Planning of Operations
Perencanaan Operasi
Ashore Operations
Operasi Darat
The ashore operations include all activities necessary to manage and control the contracts, the Transhipment operations and to handle the carried goods and products.
Operasi darat mencakup semua kegiatan yang diperlukan untuk mengelola dan mengendalikan kontrak, operasi Transhipmentdan untuk menangani barang dan produk yang diangkut.
Depending on the type of contracts and activities, the ashore operations can include:
Bergantung pada jenis kontrak dan kegiatan, operasi darat dapat mencakup:
Management and control of contracts;
Management dan kontrol kontrak;
Planning and scheduling of the service and the transhipment operation;
Planning dan penjadwalan layanan dan operasi transhipment;
Continuous monitoring of the vessel’s situation through regular contacts;
Cpemantauan berkelanjutan terhadap situasi kapal melalui kontak reguler;
Contacts with customers and agents for the cargo set up;
Contacts dengan pelanggan dan seorang priauntuk pengaturan kargo;
Contacts with customers and agents to inform about the position of the vessel;
Cberhubungan dengan pelanggan danpria untuk menginformasikan tentang posisi kapal;
Assistance to the customers for solving possible problems raised during the various phases of transport;
Permintaankepada pelanggan untuk memecahkan kemungkinan masalah yang ditimbulkan selama berbagai fase transportasi;
Collection and finalization of data related to the Transhipment operation (operative program, daily position, status of fact, bill of lading, etc.) and their filing.
Coleksi dan finalisasi data yang terkait dengan operasi Transhipment (program operasional, posisi harian, status fakta, bill of lading, dll.) dan pengarsipannya.
Ensuring compliance with HSE-Q standards, identifying and mitigating risks associated with ashore operations.
Memastikan kepatuhan terhadap standar HSE-Q, mengidentifikasi dan memitigasi risiko yang terkait dengan operasi darat.
Onboard Operations
Operasi Onboard
Processes, procedures, plans and instructions, including checklists as appropriate, are provided for all identified key Vesselboard operations concerning safety of personnel, Vessel and protection of the environment, as well as the quality of service. Key operations may be related to watch-keeping, navigation, deck operations, cargo operations, bunkering, tank cleaning and gas freeing operations, engine room operations, etc.
Proses, prosedur, rencana dan instruksi, termasuk daftar periksa yang sesuai, disediakan untuk semua operasi papan utama Kapal yang diidentifikasi mengenai keselamatan personel, Kapal dan perlindungan lingkungan, serta kualitas layanan. Operasi utama mungkin terkait dengan pengawasan, navigasi, operasi dek, operasi kargo, bunkering, pembersihan tangki dan operasi pembebasan gas, operasi ruang mesin, dll.
The various tasks involved are defined and assigned to qualified personnel.
Berbagai tugas yang terlibat ditentukan dan ditugaskan kepada personel yang berkualifikasi.
Key onboard operations in the safety and pollution prevention contest include:
Operasi utama dalam kontes keselamatan dan pencegahan polusi meliputi:
Those for which mandatory rules and regulations prescribe performance requirements or specific requirements for plans, procedures, instructions, records and/or checklists;
Selang yangaturan dan regulasi wajib menetapkan persyaratan kinerja atau persyaratan khusus untuk rencana, prosedur, instruksi, catatan dan/atau daftar periksa;
Those for which safe practices in Vessel operations and a safe working environment have been recommended by the IMO, Administrations, Classification Societies and other Marine Industry bodies;
Selang yangpraktik aman dalam operasi Kapal dan lingkungan kerja yang aman telah direkomendasikan oleh IMO, Administrasi, Masyarakat Klasifikasi, dan badan Industri Kelautan lainnya;
Those for which the organization considers that may create hazardous situations if not controlled properly. They may be related to the particular Vessel type.
Selang yangdianggap organisasi dapat menciptakan situasi berbahaya jika tidak dikontrol dengan benar. Mereka mungkin terkait dengan jenis Kapal tertentu.
Key on lboard operations affecting the quality of the services include, but are not limited to:
Operasi utama yang memengaruhi kualitas layanan meliputi, tetapi tidak terbatas pada:
Those related to the cargo operations and control, such as acceptance, loading and unloading, controls during the Transhipment operation, etc.;
Selang Tterkait dengan operasi dan kontrol kargo, seperti penerimaan, bongkar muat, kontrol selama operasi Transhipment, dll.;
Those related to the control and test of the related equipment;
Selang Tterkait dengan kontrol dan pengujian peralatan terkait;
Those related to the Vessel manoeuvring, such as arrival, departure, mooring and navigation.
Tselang yang berhubungan dengan manuver Kapal, seperti kedatangan, keberangkatan, tambatan dan navigasi.
The planning covers:
Perencanaan meliputi:
Identification and acquisition of all necessary materials, equipment, fixtures, resources and skills;
Sayamengidentifikasi dan memperoleh semua bahan, peralatan, perlengkapan, sumber daya, dan keterampilan yang diperlukan;
Identification of the applicable rules, regulations and standards;
Imengidentifikasi aturan, peraturan, dan standar yang berlaku;
Identification and execution of suitable verification activities at appropriate stages of the operations;
Iidentifikasi dan pelaksanaan kegiatan verifikasi yang sesuai pada tahap operasi yang sesuai;
Preparation of comprehensive operational procedures identifying the controls, processes and records;
Pperbaikan prosedur operasional komprehensif yang mengidentifikasi kontrol, proses dan catatan;
Preparation of any necessary instructions and orders.
Pperbaikan instruksi dan perintah yang diperlukan.
Operation Manager are responsible to ensure that the necessary written procedures and/or instructions, adequately covering vessel operations, have been developed.
Manajer Operasi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa prosedur dan/atau instruksi tertulis yang diperlukan, yang secara memadai mencakup operasi kapal, telah dikembangkan.
When the need for additional procedures or work instructions is identified, they are developed by qualified and authorized persons.
Ketika kebutuhan akan prosedur tambahan atau instruksi kerja diidentifikasi, mereka dikembangkan oleh orang yang berkualifikasi dan berwenang.
See Procedures inside “Annex 2 ISM&HSE-Q DOCUMENT LIST” Code 7: Operation.
Lihat Prosedur didalam "Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN ISM&HSE-Q" Kode 7: Operasi.
Cargo Operations
Operasi Kargo
The organization has established the process and some related procedures to ensure all operations affecting the cargo handling are carried out in a secure, safe and proper way, depending on the type of cargo. These procedures are described in the appropriate process. (see procedure inside “Annex 2 ISM & HSE-Q DOCUMENT LIST” Code 7: Operation.
Organisasi telah menetapkan proses dan beberapa prosedur terkait untuk memastikan semua operasi yang memengaruhi penanganan kargo dilakukan dengan cara yang aman, aman, dan tepat, tergantung pada jenis kargo. Prosedur ini dijelaskan dalam proses yang sesuai. (lihat prosedur di dalam "Lampiran 2 DAFTAR dokumen ISM & HSE-Q" Kode 7: Operasi.
Identification And Traceability
Identifikasi Dan Ketertelusuran
a) Identification of Loading Operations
sebuah)Identifikasi Operasi Pemuatan
The organization has established appropriate measures for the identification of the service and the relevant activities and documents, in order to make possible the traceability of the services carried out for the managed Vessels.
Organisasi telah menetapkan langkah-langkah yang tepat untuk identifikasi layanan dan kegiatan serta dokumen yang relevan, untuk memungkinkan ketertelusuran layanan yang dilakukan untuk Kapal yang dikelola.
The services done are identified, as applicable, by:
Layanan yang dilakukan diidentifikasi, sebagaimana berlaku, dengan:
The name of the Vessel;
NamaBejana;
The name and tonnage of everybarge coming alongside to be discharged;
Nama dan tonase setiap tongkang yang datang untuk dibuang;
The number of the Transhipment Operations;
NomorOperasi Transhipment;
The name of OGV (Ocean Going Vessel) being loaded.
Nama OGV (Ocean Going Vessel) yang sedang dimuat.
All documents, records and correspondence relevant to the service, including those issued by the vessels, shall mention one or more of the above, as necessary to make them traceable and properly filed.
Semua dokumen, catatan, dan korespondensi yang relevan dengan layanan, termasuk yang dikeluarkan oleh kapal, harus menyebutkan satu atau lebih dari hal di atas, sebagaimana diperlukan untuk membuatnya dapat dilacak dan diajukan dengan benar.
A distinct file is maintained for each contract, where all relevant information of the service provided is recorded.
File yang berbeda dipertahankan untuk setiap kontrak, di mana semua informasi yang relevan dari layanan yang disediakan dicatat.
A separate file is also maintained for each managed Vessel.
File terpisah juga dikelola untuk setiap Kapal yang dikelola.
b) Other identification
b) Identifikasi lainnya
To ensure control and avoid misuse and subsequent undesirable situations, all products used, that may affect quality of service offered are identified. In case of maintenance activities or when necessary, the identification shall be extended to the equipment, structure, part or area involved, with reference to the technical documents of the Vessel (drawings, technical specifications, operating manuals, etc.).The references to the activities, such as the date, the name of persons involved, the name of eventual suppliers/contractors, and any other detail which may be valuable shall be recorded.
Untuk memastikan kontrol dan menghindari penyalahgunaan dan situasi yang tidak diinginkan berikutnya, semua produk yang digunakan, yang dapat memengaruhi kualitas layanan yang ditawarkan diidentifikasi. Dalam hal kegiatan pemeliharaan atau bila perlu, identifikasi harus diperluas ke peralatan, struktur, bagian atau area yang terlibat, dengan mengacu pada dokumen teknis Kapal (gambar, spesifikasi teknis, manual pengoperasian, dll.). Referensi ke kegiatan, seperti tanggal, nama orang yang terlibat, nama pemasok/kontraktor akhirnya, dan detail lain yang mungkin berharga harus dicatat.
The position and status of the Vessel, its cargo, its crew and the service provided is also identified and reported at defined intervals to shore-based management.
Posisi dan status Kapal, muatannya, awak kapalnya, dan layanan yang diberikan juga diidentifikasi dan dilaporkan pada interval yang ditentukan kepada manajemen berbasis pantai.
c) Control of the process
c) Kontrol proses
Commercial and Operation Departments have established procedures for their functions and operations influencing the service quality; the Dept. Heads ensure that the procedures are followed by involved personnel.
Departemen Komersial dan Operasi telah menetapkan prosedur untuk fungsi dan operasi mereka yang memengaruhi kualitas layanan; Kepala Departemen memastikan bahwa prosedur tersebut diikuti oleh personel yang terlibat.
Document control procedures are applied to ensure proper distribution and availability of controlled documents.
Prosedur kontrol dokumen diterapkan untuk memastikan distribusi yang tepat dan ketersediaan dokumen yang dikendalikan.
Appropriate operational requirements are detailed in the departmental procedures to support the defined objectives with regard to quality.
Persyaratan operasional yang sesuai dirinci dalam prosedur departemen untuk mendukung tujuan yang ditentukan sehubungan dengan kualitas.
The Operation Department provides for monitoring the performance of service processes; it receives on routine basis from vessels, agents, charterers and others daily or periodical reports and information regarding the progress of activity, claims, calls and status.
Departemen Operasi menyediakan untuk memantau kinerja proses layanan; Menerima secara rutin dari kapal, agen, penyewa dan lainnya laporan harian atau berkala dan informasi mengenai kemajuan kegiatan, klaim, panggilan, dan status.
The assigned Operator reviews received documents, prepares and issues the necessary information and instructions to concerned parties.
Operator yang ditugaskan meninjau dokumen yang diterima, menyiapkan dan mengeluarkan informasi dan instruksi yang diperlukan kepada pihak terkait.
In the event of noticed poor performance or for suggesting improvement of the service the Operation Department issues a report containing comments regarding the concluded service or period of service and recommendations for the future.
Jika terjadi kinerja yang buruk atau untuk menyarankan peningkatan layanan, Departemen Operasi mengeluarkan laporan yang berisi komentar mengenai layanan atau masa layanan yang telah disimpulkan dan rekomendasi untuk masa depan.
The cargo transhipment process control is defined in dedicated procedures, where the control of the equipment maintenance is also described.
Kontrol proses transhipment kargo didefinisikan dalam prosedur khusus, di mana kontrol pemeliharaan peralatan juga dijelaskan.
Such records give evidence of conformity of service activities to the applicable requirements.
Catatan tersebut memberikan bukti kesesuaian kegiatan layanan dengan persyaratan yang berlaku.
The responsible departments maintain the process records as defined in the procedures.
Departemen yang bertanggung jawab memelihara catatan proses sebagaimana didefinisikan dalam prosedur.
Company personnel and other involved parties are requested to identify the service related documents and mailing as a minimum by vessel name and Cycle number.
Personel perusahaan dan pihak lain yang terlibat diminta untuk mengidentifikasi dokumen terkait layanan dan surat minimal dengan nama kapal dan nomor siklus.
Documents and mailing originated by vessels are identified as above.
Dokumen dan surat yang berasal dari kapal diidentifikasi seperti di atas.
Relevant data are transmitted by Masters to the Operation Department and all involved parties according to the vessel notifications and related instructions.
Data yang relevan dikirimkan oleh Master ke Departemen Operasi dan semua pihak yang terlibat sesuai dengan pemberitahuan kapal dan instruksi terkait.
Preservation of Cargo
Pelestarian Kargo
The handling, storage, packaging, preservation and delivery of cargo products are described in the process and relative procedures.
Penanganan, penyimpanan, pengemasan, pengawetan, dan pengiriman produk kargo dijelaskan dalam proses dan prosedur relatif.
The dry cargo currently carried is mainly coal but other type of dry bulk cargo can be also handled.
Kargo kering yang saat ini dibawa sebagian besar adalah batu bara tetapi jenis kargo curah kering lainnya juga dapat ditangani.
The Operation Dept. Head following a vessel is responsible for providing the Master with proper instructions where to load and to discharge the cargo and, when applicable or requested by the Customer, instructions how to handle the cargo.
Kepala Departemen Operasi yang mengikuti kapal bertanggung jawab untuk memberikan instruksi yang tepat kepada Nakhoda di mana harus memuat dan menurunkan kargo dan, jika berlaku atau diminta oleh Pelanggan, instruksi cara menangani kargo.
The Master is responsible for handling, preservation and delivery of cargo as per the requirements of this manual and procedures and the received instructions.
Master bertanggung jawab untuk penanganan, pengawetan, dan pengiriman kargo sesuai persyaratanmanual dan prosedur dan instruksi yang diterima.
The Terminal Managers are responsible for similar provisions, as required by the applicable documents.
Manajer Terminal bertanggung jawab atas ketentuan serupa, sebagaimana diwajibkan oleh dokumen yang berlaku.
Customer Property
Properti Pelanggan
Customer-supplied products include all products supplied by the Customer directly, or indirectly (i.e. by the charterer or agent), for incorporation into the service provided by Company or for related activities. These products may include fuel, manuals or drawings, stevedore materials, and the Vessel itself (depending on the individual contract agreement).
Produk yang disediakan Pelanggan mencakup semua produk yang dipasok oleh Pelanggan secara langsung, atau tidak langsung (yaitu oleh penyewa atau agen), untuk dimasukkan ke dalam layanan yang disediakan oleh Perusahaanatau untuk kegiatan terkait. Produk-produk ini dapat mencakup bahan bakar, manual atau gambar, bahan bongkar muat, dan Kapal itu sendiri (tergantung pada perjanjian kontrak individu).
All products supplied by the customer, for activities related to the services provided by the Company, are verified, as appropriate, to ensure adequacy, suitability for use and compliance with applicable specification.
Semua produk yang disediakan oleh pelanggan, untuk kegiatan yang terkait dengan layanan yang disediakan oleh Perusahaan, diverifikasi, sebagaimana mestinya, untuk memastikan kecukupan, kesesuaian penggunaan, dan kepatuhan terhadap spesifikasi yang berlaku.
All such products are identified, stored, preserved and used in accordance with any given instructions and good marine practice.
Semua produk tersebut diidentifikasi, disimpan, diawetkan, dan digunakan sesuai dengan instruksi yang diberikan dan praktik kelautan yang baik.
Any product that is lost, damaged or otherwise unsuitable for use, is identified, recorded, filed and reported to the customer.
Setiap produk yang hilang, rusak, atau tidak layak untuk digunakan, diidentifikasi, dicatat, filed dan dilaporkan kepada pelanggan.
The services provided by the Vessels agents and other service providers appointed by the Vessel owner or charterer are monitored and any deviation from their (agreed or implied) obligations which may affect the quality of the group’s service is recorded and reported to the Vessel owner or charterer as appropriate.
Layanan yang diberikan oleh agen Kapaldan penyedia layanan lain yang ditunjuk oleh pemilik atau penyewa Kapal dipantau dan setiap penyimpangan dari kewajiban mereka (yang disepakati atau tersirat) yang dapat mempengaruhi kualitas layanan grup dicatat dan dilaporkan kepada pemilik atau penyewa Kapal sebagaimana mestinya.
To be added
Untuk ditambahkan
SAFETY ON BOARD AND POLLUTION PREVENTION
KESELAMATAN DI ATAS KAPAL DAN PENCEGAHAN POLUSI
Concerning safety to the personnel , ship and protection of the environment, company has established procedures, plan and instructions, including appropriate check lists.
Mengenai keselamatan personel, kapal dan perlindungan lingkungan, perusahaan telah menetapkan prosedur, rencana, dan instruksi, termasuk daftar periksa yang sesuai.
The list of Procedures, plan and instructions in regard to safety on board and pollution prevention indicated in the “Annex 2 AIMS DOCUMENT LIST” Code 7: Operation.
Daftar Prosedur, rencana dan instruksi sehubungan dengan keselamatan di atas kapal dan pencegahan polusi ditunjukkan dalam "Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN AIMS"Kode 7: Operasi.
OH&S (Occupational Health & Safety) Planning and Risk Control
Perencanaan dan PengendalianRisiko K3 & S (Kesehatan & Keselamatan Kerja)
1) Hazard Identification, risk assessment and control system definition
1) Identifikasi Bahaya, penilaian risiko dan definisi sistem pengendalian
The Company is in compliance with:
Perseroanmematuhi :
Any National relevant rule;
AturanNasional yang relevan;
International standard ISO 45001, “Occupational Health and Safety Management System - Requirements”;
Standar internasional ISO 45001, "Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja - Persyaratan";
has established, implemented, documented and maintains a procedure for continuous hazards identifying, risk assessment and the definition of the necessary control measures.
telahmenetapkan, menerapkan, mendokumentasikandan memeliharaproseduruntuk identifikasi bahaya berkelanjutan, penilaian risiko, dandefinisilangkah-langkah pengendalian yang diperlukan.
The procedures for hazard identification and risk assessment inside “Annex 2 AIMS DOCUMENT LIST Code 7: Operation. S.H&S-002 General Risk Assessment Transhipment Operation & S.H&S-003 Risk Register”. considers:
Prosedur untukidentifikasi bahayadanpenilaian risikodi dalam "Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN AIMS Kode 7: Operasi. S.H&S-002 Penilaian Risiko Umum Operasi Transhipment& S.H&S-003 Daftar Risiko".Mempertimbangkan:
Any mandatory legal requirement related to risk assessment and to implementation of necessary controls;
Persyaratan hukumwajibyang terkait denganpenilaian risikodan penerapankontrol yang diperlukan;
The routine and non-routine work on board;
Pekerjaan rutin dan non-rutin di kapal;
The activities of all personnel having access to the workplace (including, for example, inspectors and visitors), and when pertinent, the provenance of personnel, the ability and other human factors;
Kegiatan semuapersonel yang memilikiakses ke tempat kerja (termasuk, misalnya, inspekturdan pengunjung), dan jika relevan, asal-usul personel, kemampuan, dan faktor manusia lainnya;
Infrastructure, equipment, materials in the workplace, (if relevant, also provided by third parties);
Struktur, peralatan, bahandi tempat kerja, (jika relevan, juga disediakan olehpihak ketiga);
Changes, or projects of changes, in the organization, in its activities and structure;
Cmenggantung, atau proyek perubahan, dalam organisasi, dalamkegiatan dan strukturnya;
Amendments to the H&S, including temporary changes, and their impact on the operation, processes and activity;
A perbaikanuntuk H & S, termasukperubahan sementara, dan dampaknyaterhadap operasi, proses dan aktivitas;
If relevant, the design of work areas, processes, installations, equipment and machinery, operating procedures and work organization, including the adaptation to human capabilities;
Sayarelevan, desainarea kerja, proses, instalasi, peralatan dan mesin, prosedur operasi dan organisasi kerja, termasuk adaptasiterhadap kemampuan manusia;
If applicable, hazards originating outside the workplace that may impact the health and safety of individuals under the Organization's control, as well as dangers arising near job sites related to activities supervised by the Organization.
Jika berlaku, bahaya yang berasal dari luar tempat kerja yang dapat berdampak pada kesehatan dan keselamatan individu di bawah kendali Organisasi, serta bahaya yang timbul di dekat lokasi kerja yang terkait dengan kegiatan yang diawasi oleh Organisasi.
The methodology used by the organization for hazard identification and risk assessment and the definition of risk control systems:
Metodologi yang digunakanoleh organisasi untukidentifikasi bahayadanpenilaian risikodan definisisistem pengendalian risiko:
Is developed according to local rules and industry guidelines, when available;
Sayadikembangkan sesuai dengan aturan lokal dan pedoman industri, jika tersedia;
Is defined in relation to their purpose, nature and deadlines and ensure that it appears proactive rather than reactive;
Sayadidefinisikan sehubungan dengantujuan, sifat, dantenggat waktu mereka danmemastikan bahwa itutampakproaktifdaripada reaktif;
Provides the reference for the identification, prioritization and documentation of risks and application of controls, when appropriate.
Pmemberikanreferensi untukidentifikasi, prioritas dandokumentasirisikodan penerapankontrol, bila perlu.
In case of substantial changes to organization, systems, processes or legislation, the organization provides to make a new H&S identification of hazards and their risks associated with H&S, or before these changes in time to meet the new legal deadlines.
Dalam halperubahan substansialpada organisasi, sistem, proses atauundang-undang, organisasimenyediakan untukmembuat identifikasi H&S baru tentang bahayadan risikonyayang terkait denganH&S, atausebelumperubahan ini tepat waktu untukmemenuhi tenggat waktu hukum yang baru.
When you define the control systems or consider changes in existing control systems, takes into account the risk reduction based on the following priorities:
Ketika Andamendefinisikansistem kontrolataumempertimbangkanperubahan dalamsistem kontrol yang ada, pertimbangkanpengurangan risikoberdasarkanprioritas berikut:
First, the possibility of elimination;
Pertama, kemungkinaneliminasi;
or the replacement
atau penggantinya
or the application of engineering controls
atau penerapankontrol teknik
or the adoption of appropriate alarm systems, and / or appropriate signage and / or administrative controls;
atauadopsisistem alarm yang sesuai, dan / ataupapan namayang sesuai dan / ataukontrol administratif;
at the end, personal protective equipment.
pada akhirnya, alat pelindung diri.
The organization shall document and keep the results of the hazard identification, risk assessment and controls updated.
Organisasiharus mendokumentasikan danmemperbarui hasilidentifikasi bahaya, penilaian risiko, dan kontrol.
The organization ensures that the H&S risks and controls defined are taken into account when establishing, implementing and maintaining the ISM & HSE-Q Management System.
Organisasi memastikanbahwa risikodan kontrol H & S yang ditentukan diperhitungkankembali ketika menetapkan, menerapkan dan memeliharaSistem Manajemen ISM & HSE-Q.
The related procedures are inside “Annex 2 AIMS DOCUMENT LIST Code :7 Operation”.
Prosedur terkait ada di dalam "Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN AIMS Kode :7 Operasi".
2) Legal and other requirements
2) Persyaratan hukum dan lainnya
The organization has established and documented, implements and maintains the procedure MGT-06 "Legal and other requirements" for the identification, management and periodical Compliance evaluation of legal requirements and other requirements applicable to it.
Organisasi telahmenetapkan danmendokumentasikan, menerapkan danmemeliharaprosedurMGT-06 "Persyaratan hukum dan lainnya" untuk identifikasi, pengelolaan, dan evaluasi kepatuhan berkala persyaratanhukum danpersyaratanlain yangberlaku untuknya.
The Company maintains updated information.
Perusahaanmenyimpaninformasi terbaru.
The Company shall communicate systematically the information relevant to legal and other requirements relating to personnel working under its control to other relevant stakeholders.
Perusahaan harus mengkomunikasikan secara sistematisinformasi yangrelevan denganpersyaratan hukum danpersyaratan lain yangberkaitan denganpersonel yang bekerjadi bawah kendalinyakepadapemangku kepentingan lainyang relevan.
3) Objectives and Programs
3) Tujuan dan Program
The Company establishes, implements and maintains documented OHS objectives for each function or level within the Organization itself.
Perusahaan menetapkan, mengimplementasikan, dan memeliharatujuanK3yang terdokumentasiuntuk setiapfungsi atautingkatdalam Organisasiitu sendiri.
The objectives, if feasible, are measurable and consistent:
Tujuannya, jika memungkinkan, dapat diukurdan konsisten:
with the H&S policy, including the commitment to the prevention of injuries and diseases;
dengan kebijakan H&S, termasuk komitmenuntuk pencegahancederadan penyakit;
with the compliance to legal requirements and other requirements to which the organization subscribes;
dengan kepatuhan terhadap persyaratan hukumdan persyaratan lainyangdilanggan organisasi;
with the continuous improvement.
dengan perbaikan berkelanjutan.
When the Organization establishes and reviews its objectives, will consider:
Ketika Organisasi menetapkan danmeninjau tujuannya, akan mempertimbangkan:
legal requirements and other requirements
persyaratan hukumdan persyaratan lainnya
its H&S risks;
risiko H&S-nya;
technological options;
pilihan teknologi;
its financial, operational and business requirements, and
persyaratan keuangan, operasional dan bisnisnya, dan
the point of view of relevant stakeholders.
Poin VIEW dari pemangkukepentingan terkait.
The Company regularly prepares and maintains a program to achieve its objectives. This program includes:
Perseroan secara berkalamenyiapkandanmemelihara programuntuk mencapai tujuannya. Program inimeliputi:
the allocation of responsibilities and authorities to achieve the objectives at each relevant function and level in the Organization;
alokasitanggung jawab danwewenanguntuk mencapaitujuanpada setiapfungsi dantingkat yang relevan dalam Organisasi;
the indication of the necessary means and time frames within which the objectives will be achieved;
indikasi saranadankerangka waktuyang diperlukandi manatujuanakandicapai;
The program shall be reviewed, planned and regular intervals and corrected, if necessary, to ensure that objectives are achieved.
Program harusditinjau, direncanakan dan berkaladandiperbaiki, jika perlu, untuk memastikanbahwa tujuan tercapai.
Pollution Prevention Control
Pengendalian Pencegahan Polusi
Specific programs for achieving the Environmental objectives and targets are established. These programs include:
Program khusus untuk mencapai tujuan dan sasaran Lingkungan ditetapkan. Program-program ini meliputi:
Designation of responsibility for achieving objectives and targets at each level of organization;
Penunjukan tanggung jawab untuk mencapai tujuan dan sasarandi setiap tingkat organisasi;
The means and time frame by which they are to be achieved.
Sarana dan kerangka waktu yang harus dicapai.
The Company monitors the environmental management programs and when necessary, amends them to ensure effective implementation.
Perseroanmemantau program pengelolaan lingkungan dan bila perlu, mengubahnya untuk memastikan implementasi yang efektif.
In any case below criterions have been applied:
Dalam hal apa pun kriteria di bawah ini telah diterapkan:
1) Environmental Aspects and Impacts
1)Aspek dan Dampak Lingkungan
An Environmental working groups:
Kelompok kerja Lingkungan:
a) Identifies the environmental aspects of activities and services within the defined scope of the general management system that it can control and those that it can influence taking into account planned or new developments, or new or modified activities, products and services, and taking into account normal, exceptional and emergency conditions;
sebuah) Sayamengidentifikasi aspek lingkungan dari kegiatan dan layanan dalam ruang lingkup yang ditentukan dari sistem manajemen umum yang dapat dikendalikannya dan yang dapat dipengaruhinya dengan mempertimbangkan perkembangan yang direncanakan atau baru, atau kegiatan, produk dan layanan baru atau yang dimodifikasi, dan dengan mempertimbangkan kondisi normal, luar biasa dan darurat;
b) Determines those aspects that have or can have significant impacts on the environment and on energy uses. This information is documented and kept up to date assuring that the significant environmental and energy aspects are taken into account in establishing, implementing and maintaining its general management system.
sebuah) Determineadalah aspek-aspek yang memiliki atau dapat berdampak signifikan pada lingkungan dan penggunaan energi. Informasinya didokumentasikan dan diperbarui untuk memastikan bahwa aspek lingkungan dan energi yang signifikan diperhitungkan dalam membangun, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen umumnya.
A specific procedure define criteria and modalities for the individuation and analysis of the environmental aspects. The analysis updating, must be carried out every year before the Management Review.
Prosedur khusus menentukan kriteria dan modalitas untuk individuasi dan analisis aspek lingkungan. Pembaruan analisis, harus dilakukan setiap tahun sebelum Tinjauan Manajemen.
The determined aspects that have or can have significant environmental form the basis for setting Company’s environmental objectives & targets and the relevant information are maintained up-to-date.
Aspek-aspek yang ditentukan yang memiliki atau dapat memiliki lingkungan yang signifikan membentuk dasar untuk menetapkan tujuan & target lingkungan Perusahaan dan informasi yang relevan tetap diperbarui.
This analysis defines those activities which generates environmental impacts and need of operating control.
Analisis ini mendefinisikan kegiatan yang menghasilkan dampak lingkungan dan kebutuhan pengendalian operasi.
2) Legal Requirements
2)Persyaratan Hukum
Legal and other requirements to which shore based office and Vessels subscribe, that are applicable to the environmental and energy aspects of its activities, are suitably identified, and appropriate methods are used to have access to legal and other requirements for tracking the changes on applicable laws and other regulations.
Persyaratan hukum dan persyaratan lain yang dilanggari oleh kantor berbasis pantai dan Kapal, yang berlaku untuk aspek lingkungan dan energi dari kegiatannya, diidentifikasi dengan tepat, dan metode yang tepat digunakan untuk memiliki akses ke persyaratan hukum dan persyaratan lainnya untuk melacak perubahan undang-undang yang berlaku dan peraturan lainnya.
The Company communicates relevant information on legal and other requirements within the concerned shore based office and Vessels.
Perusahaan mengkomunikasikan informasi yang relevan tentang persyaratan hukum dan persyaratan lainnya di dalam kantor dan Kapal yang bersangkutan.
The Company determines how these requirements apply to its environmental and energy aspects.
Perseroan menentukan bagaimana persyaratan ini berlaku untuk aspek lingkungan dan energinya.
The Company ensures that these applicable legal requirements and other requirements to which the organization subscribes are taken into account in establishing, implementing and maintaining its environmental and energy management system.
Perusahaan memastikan bahwa persyaratan hukum yang berlaku ini dan persyaratan lain yang dilanggar organisasi diperhitungkan dalam membangun, menerapkan, dan memelihara sistem manajemen lingkungan dan energinya.
The organization has established and documented, implements and maintains the procedure “MGT-06 Legal and other requirements" for the identification, management and periodical Compliance evaluation of legal requirements and other requirements applicable to it.
Organisasitelah menetapkan danmendokumentasikan, menerapkan, danmemeliharaprosedur "MGT-06 Hukum dan persyaratan lainnya"untuk identifikasi, pengelolaan, dan evaluasi kepatuhan berkala persyaratanhukum danpersyaratanlain yangberlaku untuknya.
3) Environmental Objectives and Targets
3)Tujuan dan Target Lingkungan
The Company establishes and reviews its environmental objectives consistent with the Environmental Policy, based on the applicable legal and other requirements, its significant environmental aspects and impacts, its technological options and financial, operational and business requirements, and existing feedback of interested parties.
Perusahaan menetapkan dan meninjau tujuan lingkungannya yang konsisten dengan Kebijakan Lingkungan, berdasarkan persyaratan hukum dan persyaratan lainnya yang berlaku, aspek dan dampak lingkungan yang signifikan, opsi teknologi dan persyaratan keuangan, operasional dan bisnis, dan umpan balik yang ada dari pihak yang berkepentingan.
To achieve its environmental and energy objectives, the Company sets specific, measurable and accountable targets, referring to each relevant departments, Vessels, or time period.
Untuk mencapai tujuan lingkungan dan energi, Perseroanmenetapkan target yang spesifik, terukur dan akuntabel, mengacu pada masing-masing departemen, Kapal, atau periode waktu yang relevan.
The Company reviews its environmental objectives and targets on a regular basis, and revises as necessary, to ensure their suitability for continual improvement of its environmental performance.
Perseroanmeninjau tujuan dan target lingkungannya secara teratur, dan merevisi seperlunya, untuk memastikan kesesuaiannya untuk peningkatan kinerja lingkungan yang berkelanjutan.
Reffer “Annex 2 AIMS DOCUMENT LIST Code:7 Operation. ENV-001 On Board Environment Aspect Management and Control, ENV-002 On Board Environment Protection for Bunkering, ENV-003 Environment Aspect and Impact.
Re ffer "Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN AIMS Kode:7 Operasi. ENV-001 Manajemen dan Kontrol Aspek Lingkungan Di Pesawat, ENV-002 Perlindungan Lingkungan Di Pesawat untuk Bunkering, ENV-003 Aspek dan Dampak Lingkungan.
Waste Management & Disposal which explains the procedures for handling, segregating, and disposing of waste materials, including hazardous and non-hazardous waste.
Waste Management & Disposal yang menjelaskan prosedur penanganan, pemisahan, dan pembuangan bahan limbah, termasuk limbah berbahaya dan tidak berbahaya.
Specify training programs for crew and shore-based personnel regarding pollution prevention measures and environmental best practices.
Tentukan program pelatihan untuk awak kapal dan personel berbasis pantai mengenai langkah-langkah pencegahan polusi dan praktik terbaik lingkungan.
EMERGENCY PREPAREDNESS AND RESPONSE
KESIAPSIAGAAN DAN RESPONS DARURAT
GENERAL PROVISIONS
KETENTUAN UMUM
The Company ensure that its organization can respond at any time to hazards, accidents and emergency situations involving any managed Vessel or ashore location.
Perusahaan memastikan bahwa organisasinya dapat menanggapi setiap saat terhadap bahaya, kecelakaan, dan situasi darurat yang melibatkan Kapal yang dikelola atau lokasi darat.
The Company organization makes every effort to identify potential emergency situations and prepare itself for proper and efficient response, so that any associated to environmental and HSE impacts are prevented or mitigated.
Organisasi Perusahaan melakukan segala upaya untuk mengidentifikasi potensi situasi darurat dan mempersiapkan diri untuk respons yang tepat dan efisien, sehingga setiap dampak yang terkait dengan lingkungan dan HSE dapat dicegah atau dimitigasi.
The Company organization has established appropriate measures to identify potential Vesselboard and ashore emergencies and has developed many procedures to deal with them.
Organisasi Perusahaan telah menetapkan langkah-langkah yang tepat untuk mengidentifikasi potensi keadaan darurat diatas kapaldan darat dan telah mengembangkan banyak prosedur untuk menanganinya.
In response to any incident and ensure that the organization responds to an emergency in a coordinated, prompt and effective manner.
Menanggapi insiden apa pun dan memastikan bahwa organisasi menanggapi keadaan darurat secara terkoordinasi, cepat dan efektif.
HSE Emergency preparedness and response on board
HSE Kesiapsiagaan dan tanggap darurat di kapal
The on board Emergency Procedures provide:
Prosedur Darurat di atas kapal menyediakan:
Instructions and guidelines for emergency response;
Iinstruksi dan pedoman untuk tanggap darurat;
Emergency communication instructions to both shore based and sea going personnel;
Einstruksi komunikasi mergency kepada personel berbasis pantai dan laut;
To identify shore-side Company representatives by name, functional responsibility and telephone number;
Untuk mengidentifikasi perwakilan Perusahaan di tepi pantai dengan nama, tanggung jawab fungsionaldan nomor telepon;
Relevant contact information;
Relevant informasi kontak;
Information describing the type of equipment available and external resources;
Sayamenggambarkan jenis peralatan yangtersedia dan sumber daya eksternal;
Composition and duties of the persons assigned to deal with emergency situations;
Composisi dan tugas orang-orang yang ditugaskan untuk menangani situasi darurat;
Procedures to follow in response to different types of accidents or potential hazards, and action to be taken to gain control;
Procedures untuk mengikuti dalam menanggapi berbagai jenis kecelakaan atau potensi bahaya, dan tindakan yang harus diambil untuk mendapatkan kendali;
Procedures detailing lines of communication and reporting between Vessel and ashore;
Procedures merinci jalur komunikasi dan pelaporan antara Kapal dan pantai;
Third party organizations that need to be advised/consulted or mobilized to assist, and method of contact.
T mempekerjakanorganisasi pihak yang perlu dinasihatkan/dikonsultasikan atau dimobilisasi untuk membantu, dan metode kontak.
Procedures to identify potential emergency situations that could impact on HSE consider emergencies that can be associated with specific activities, equipment or workplaces both during normal operations and abnormal conditions.
Prosedur untuk mengidentifikasi potensi situasi darurat yang dapat berdampak pada HSE mempertimbangkan keadaan darurat yang dapat dikaitkan dengan kegiatan, peralatan, atau tempat kerja tertentu baik selama operasi normal maupun kondisi abnormal.
Emergency planning is reviewed as a part of the on-going management of change. Changes in operations may introduce new potential emergencies or necessitate that changes be made to emergency response procedures.
Perencanaan darurat ditinjau sebagai bagian dari manajemen perubahan yang sedang berlangsung. Perubahan dalam operasi dapat menimbulkan potensi keadaan darurat baru atau mengharuskan perubahan dilakukan pada prosedur tanggap darurat.
The Emergency preparedness procedures are tested as far as practicable and are reviewed and revised as necessary to ensure effectiveness, in particular after the occurrence of accidents or emergency situations.
Prosedur kesiapsiagaan E mergency diuji sejauh mungkin dan ditinjau dan direvisi seperlunya untuk memastikan efektivitas, khususnya setelah terjadinya kecelakaan atau situasi darurat.
Emergency drills are conducted on board the managed Vessels and ashore.
Latihan darurat dilakukan di atas kapal yang dikelola dan di darat.
Drills and exercises are regularly carried out on board to prepare the crew of the managed vessels for actions in case of emergency situations which may occur and affect the safety of persons, of the Vessel or cargo, or cause damage to the environment or OH&S field.
Latihan dan latihan dilakukan secara teratur di atas kapal untuk mempersiapkan awak kapal yang dikelola untuk tindakan jika terjadi situasi darurat yang mungkin terjadi dan mempengaruhi keselamatan orang, Kapal atau kargo, atau menyebabkan kerusakan lingkungan atau bidang K3.
It is the responsibility of the Master to verify that the scheduled tests and drills are regularly carried out and to program further drills if deemed necessary.
Merupakan tanggung jawab Master untuk memverifikasi bahwa tes dan latihan yang dijadwalkan dilakukan secara teratur dan untuk memprogram latihan lebih lanjut jika dianggap perlu.
The program for drills and exercises of the crew of managed vessels is defined taking into account the following:
Program untuk latihan dan latihan awak kapal yang dikelola ditentukan dengan mempertimbangkan hal-hal berikut:
Identified potential emergency Vesselboard situations which pose an immediate threat to the safety and occupational health of personnel, the environment and the Vessel;
Mengidentifikasi potensi situasi darurat Kapal yang menimbulkan ancaman langsung terhadap keselamatan dan kesehatan kerja personel, lingkungan dan Kapal;
Other emergency situations identified through the analysis of accidents, serious failures and hazardous situations;
Situasi darurat lainnya yang diidentifikasi melalui analisis kecelakaan, kegagalan serius dan situasi berbahaya;
The SOLAS and MARPOL Conventions and other national and international rules and regulations requirements (for navigation, communication, lifesaving, firefighting, pollution, etc.).
Konvensi SOLAS dan MARPOL serta persyaratan aturan dan regulasi nasional dan internasional lainnya (untuk navigasi, komunikasi, penyelamatan jiwa, pemadam kebakaran, polusi, dll.).
The drills, exercises and tests carried out on board are recorded.
Latihan, latihan, dan tes yang dilakukan di atas kapal dicatat.
Programmes for tests and drills and registers for recording these activities have been prepared by the Company and supplied to all the managed vessels.
Program untuk pengujian dan latihan dan register untuk mencatat kegiatan ini telah disiapkan oleh Perusahaan dan dipasok ke semua kapal yang dikelola.
Additional tests and drills may be performed, if deemed necessary by the Master or Chief Engineer.
Tes dan latihan tambahan dapat dilakukan, jika dianggap perlu oleh Master atau Chief Engineer.
Safety tests and drills and Antipollution drills are the subject of dedicated plans and procedures. (see inside “Annex 2 ISM&HSE-Q DOCUMENT LIST. Code 8: EMERGENCY PREPAREDNESS”).
Tes dan latihan keselamatan dan latihan antipolusi adalah subjek dari rencana dan prosedur khusus.(lihat di dalam "Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN ISM&HSE-Q. Kode 8: KESIAPSIAGAAN DARURAT").
HSE Emergency preparedness and response ashore
HSE Kesiapsiagaan dan respons darurat di darat
An Emergency Plan has been prepared and is available for offices.
Rencana Darurat telah disiapkan dan tersedia untuk kantor.
The plan identifies at least following emergency situations: fire, earthquake, flooding, and defines proper responses, components of emergency team, duties, etc.
Rencana tersebut mengidentifikasi setidaknya situasi darurat berikut: kebakaran, earthquake, banjir, dan mendefinisikan respons yang tepat, komponen tim darurat, tugas, dll.
These emergency responses are also:
Tanggap darurat ini juga:
Oriented to prevent or mitigate associated effect to HSE;
Berusahauntuk mencegah atau mengurangi efek terkait dengan HSE;
In accordance to relevant needs of interested parties, such as emergency services.
Sesuaidengan kebutuhan yang relevan dari pihak yang berkepentingan, seperti layanan darurat.
The periodical expiration related to:
Kedaluwarsa berkala terkait dengan:
Information and/or training to workers about HSE, including first aid, fire-fighting and use of Video Terminals;
Informasi dan/atau pelatihan kepada pekerja tentang HSE, termasuk pertolongan pertama, kebakarandan penggunaan Terminal Video;
Training to emergency team;
Pelatihan untuk tim darurat;
Evacuation Drills;
latihan evakuasi;
Review of Emergency Plan;
Tinjauan Rencana Darurat;
are properly recorded and kept under control.
direkam dengan benar dan tetap terkendali.
When a Company office, is located in a building not owned and already organized regarding emergencies, the personnel will be instructed to follow the emergency plan of the Building and the functions required by the local laws, if any, will be identified among PT Asian Bulk Logistics staff.
Ketika kantor Perusahaan, berada di gedung yang tidak dimiliki dan sudah diatur terkait keadaan darurat, personel akan diinstruksikan untuk mengikuti rencana darurat Gedung dan fungsi yang diwajibkan oleh undang-undang setempat, jika ada, akan diidentifikasi di antara staf PT A sian Bulk Logistics.
CONTROL OF NON CONFORMITIES, ACCIDENTS, INCIDENTS AND HAZARDOUS OCCURRENCES
PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN, KECELAKAAN, INSIDEN DAN KEJADIAN BERBAHAYA
GENERAL PROVISIONS
KETENTUAN UMUM
The Company has established appropriate measures for the identification, documentation, evaluation and disposition of the non-conformities in the service, the accidents, the incidents and the hazardous occurrences as well as the claims of the Clients.
Perusahaan telah menetapkan langkah-langkah yang tepat untuk identifikasi, dokumentasi, evaluasi dan disposisi ketidaksesuaian dalam layanan, kecelakaan, insiden dan kejadian berbahaya serta klaim Klien.
A non-conformity is defined as a failure to satisfy an applicable requirement. These include:
Ketidaksesuaian didefinisikan sebagai kegagalan untuk memenuhi persyaratan yang berlaku. Ini termasuk:
contractual requirements emerging from Charter parties and Vessel Management;
persyaratan kontrak yang muncul dari pihak Charter dan Manajemen Kapal;
applicable legislation;
undang-undang yang berlaku;
instances where the management system is found not to have been complied with;
contoh di mana sistem manajemen ditemukan tidak dipatuhi;
misapplication of procedures/processes belonging to the ISM & HSE-Q System;
penyalahgunaan prosedur/proses yang termasuk dalam Sistem ISM & HSE-Q;
notifications against suppliers;
pemberitahuan terhadap pemasok;
and any other requirement directly or indirectly accepted by the Group.
dan persyaratan lain yang diterima secara langsung atau tidak langsung oleh Grup.
A major non conformity is an identifiable deviation which poses a serious threat to shore/on board personnel or Vessel safety or serious risk to the environment or to energy uses and requires immediate corrective action; it includes also lack of effective and systematic implementation of the requirements of the ISO 9001 or ISO 14001 or ISO 45001 standards.
Ketidaksesuaian utama adalah penyimpangan yang dapat diidentifikasi yang menimbulkan ancaman serius bagi personel pantai/di kapal atau keselamatan kapal atau risiko serius terhadap lingkungan atau penggunaan energi dan memerlukan tindakan korektif segera; ini juga mencakup kurangnya implementasi yang efektif dan sistematis dari persyaratan standar ISO 9001 atau ISO 14001 atau ISO 45001.
Accidents and hazardous situations or client complaints are not in themselves non-conformities, but the underlying reason of an accident can be a non-conformity.
Kecelakaan dan situasi berbahaya atau keluhan klien itu sendiri bukan ketidaksesuaian, tetapi alasan yang mendasari kecelakaan dapat berupa ketidaksesuaian.
On board, after a PSC (Post State Control) Inspection, “internal” non-conformities must be always opened in correspondence with PSC deficiencies.
Di kapal, setelah Inspeksi PSC (Post State Control), ketidaksesuaian "internal" harus selalu dibuka sesuai dengan kekurangan PSC.
In case of external Audit (e.g Class, SMC etc.) “internal” non-conformities can be opened if deemed necessary.
Dalam hal Audit eksternal (misalnyaKelas, SMC, dll.) Ketidaksesuaian "internal" dapat dibuka jika dianggap perlu.
The Non-Conformity Control is the action to be carried out to eliminate a detected NC, when it eliminates also the cause it is named Corrective Action.
Kontrol Non-Conformity adalah tindakan yang harus dilakukan untuk menghilangkan NC yang terdeteksi, ketika menghilangkan juga penyebabnya bernama Tindakan Korektif.
The Corrective action, in fact is the action to be carried out to eliminate the cause of a detected NC, in order to avoid the recurrence.
Tindakan korektif, sebenarnya adalah tindakan yang harus dilakukan untuk menghilangkan penyebab NC yang terdeteksi, untuk menghindari terulangnya.
The Corrective Action can be carried out following or, in certain cases, instead of the Non conformity control, according to the procedure MGT-04 Non Conformities-Corrective and Preventive Actions.
Tindakan Korektif dapat dilakukan setelah atau, dalam kasus tertentu, alih-alih kontrol Non kesesuaian, sesuaidengan prosedur MGT-04 Non Conformities-Corrective and Preventive Actions.
IDENTIFICATION OF NON CONFORMITIES
IDENTIFIKASI KETIDAKSESUAIAN
Non-conformities may be found by any person and/or third parties (Clients, Classification execution of process/procedure, the normal observation of the work site and equipment,
Ketidaksesuaian dapat ditemukan oleh siapa pun dan/atau pihak ketiga (Klien, Klasifikasi pelaksanaan proses/prosedur, pengamatan normal lokasi kerja dan peralatan,
either ashore and on board.
baik di darat maupun di atas kapal.
Irregular behaviour of personnel or minor non-compliance of processes, procedures, instructions, that can be immediately solved without any consequence, are not treated as non-conformity and are settled by a verbal advice or a written observation.
Perilaku personel yang tidak teratur atau ketidakpatuhan kecil terhadap proses, prosedur, instruksi, yang dapat segera diselesaikan tanpa konsekuensi apa pun, tidak diperlakukan sebagai ketidaksesuaian dan diselesaikan dengan saran lisan atau pengamatan tertulis.
The management of non-conformities including those resulting from Internal Audits are described in the above mentioned process and procedure MGT-04 Non Conformities-Corrective and Preventive Actions.
Pengelolaan ketidaksesuaian termasuk yang dihasilkan dari Audit Internal dijelaskan dalam proses dan prosedur MGT-04 Non Conformities-Corrective and Preventive Action.
Non-conformities ashore shall be immediately communicated to Head of Technical & Operation/DMR, and to the involved Head of Department who provides for documenting it and for disposition.
Ketidaksesuaian di darat harus segera dikomunikasikan kepada Kepala Teknis & Operasi / DMR, dan kepada Kepala Departemen yang terlibat yang menyediakan untuk mendokumentasikan dan untuk disposisi.
Non-conformities on board shall be immediately communicated to the Master or Officer on watch and reported to Head of Technical & Operation/DPA and, if necessary, to the ashore involved department, as described further on.
Ketidaksesuaian di kapal harus segera dikomunikasikan kepada Master atau Perwira yang berjaga-jaga dan dilaporkan kepada Kepala Teknis & Operasi/DPA dan, jika perlu, ke departemen yang terlibat di darat, seperti yang dijelaskan lebih lanjut.
Actions aiming at the resolution of non-conformities may include:
Tindakan yang bertujuan untuk menyelesaikan ketidaksesuaian dapat meliputi:
immediate action to eliminate or mitigate the consequences of the non-conformity;
tindakan segera untuk menghilangkan atau mengurangi konsekuensi dari ketidaksesuaian;
inspection or check to assure their settlement;
inspeksi atau pemeriksaan untuk memastikan penyelesaiannya;
investigation to identify the causes and to undertake appropriate corrective actions to eliminate them (see MGT-04 Non Conformities-Corrective and Preventive Actions.
investigasi untuk mengidentifikasi penyebabnya dan untuk melakukan tindakan korektif yang tepat untuk menghilangkannya (lihat MGT-04 Non Conformities-Corrective and Preventive Actions.
After non-conformity’s resolution a proper check is carried out in order to verify its effectiveness.
Setelah resolusi ketidaksesuaian, pemeriksaan proper dilakukan untuk memverifikasi efektivitasnya.
Records of non-conformities and following actions are properly maintained.
Catatan ketidaksesuaian dan tindakan berikut dipelihara dengan baik.
To be added
Untuk ditambahkan
Non-conformities on board
Ketidaksesuaian di pesawat
Non-conformities found on board shall be promptly communicated to the:
Ketidaksesuaian yang ditemukan di kapal harus segera dikomunikasikan kepada:
The Master, or the Chief Engineer, who provides to open the NC process and to inform in writing Head of Technical & Operation/DPA and the involved Department ashore. The concerned Head of Dept or the same Master, when the NC can be eliminated directly by vessel, provides for disposition, taking into account any possible support by other interested Dept.; when the corrective action is completed, the verification must be carried out in order to close the NC.
Tuan, atau Kepala Insinyur, yang menyediakan untuk membuka proses NC dan menginformasikan secara tertulis Kepala Teknis & Operasi/DPA dan Departemen yang terlibat di darat. Kepala Departemen yang bersangkutan atau Nakhoda yang sama, ketika NC dapat dihilangkan langsung dengan kapal, menyediakan disposisi, dengan mempertimbangkan kemungkinan dukungan oleh Departemen lain yang berkepentingan; ketika tindakan korektif selesai, verifikasi harus dilakukan untuk menutup NC.
Copy of the relevant correspondence between the Vessel and the Company office will be transmitted to the Head of Technical & Operation/DPA for periodical review; any other interested department or Vessel are informed too, for possible action.
Salinan korespondensi yang relevan antara Kapal dan kantor Perusahaan akan dikirimkan kepada Kepala Teknis & Operasi/DPA untuk ditinjau secara berkala;epartment atau Kapal lain yang tertarik juga diberitahu, untuk kemungkinan tindakan.
Records
Catatan
DPA maintains the records of non conformities found during internal and external audits, classified by involved department or vessel, and periodically reviews them for analysis of trend or recurrence.
DPA menyimpan catatan ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit internal dan eksternal, diklasifikasikan berdasarkan departemen atau kapal yang terlibat, dan secara berkala meninjaunya untuk analisis tren atau pengulangan.
Records are retained for a period of two calendar years and can be then disposed.
Catatan disimpan untuk jangka waktu dua tahun kalender dan kemudian dapat dibuang.
Claims from Clients/Charterers and third parties
Klaim dari Klien/Penyewa dan pihak ketiga
Claims or complaints from the Clients or outcomes from third parties inspections and/or surveys, although managed as non-conformities, shall be carefully investigated, because they put in evidence a lack potential deficiencies in the management and control system. Therefore they shall be communicated to the involved appropriate Head of Department, who will provide a direct disposition and will communicate to Head of Technical & Operation/DPA the appropriate action.
Claim atau keluhan dari Klien atau hasil dari inspeksi dan/atau survei pihak ketiga, meskipun dikelola sebagai ketidaksesuaian, harus diselidiki dengan cermat, karena mereka menunjukkan kurangnya potensi kekurangan dalam sistem manajemen dan pengendalian. Oleh karena itu mereka harus dikomunikasikan kepada Kepala Departemen yang terlibat, yang akan memberikan disposisi langsung dan akan mengkomunikasikan kepada Kepala Teknis & Operasi/DPA tindakan yang sesuai.
The claims of the Clients and the successive actions shall be adequately documented.
Klaim Klien dan tindakan berturut-turut harus didokumentasikan secara memadai.
ACCIDENTS, INCIDENTS, HAZARDOUS SITUATION FAILURES, AND NEAR MISS
KECELAKAAN, INSIDEN, KEGAGALAN SITUASI BERBAHAYA, DAN NYARIS HILANG
General provisions
Ketentuan umum
The Company ensures that, when errors and accidents occur, the cause is promptly traced, and and additional analysis is carried out as to how such errors and accidents are to be avoided in the future.
Perusahaan memastikan bahwa, ketika kesalahan dan kecelakaan terjadi, penyebabnya segera dilacak, dan dan analisis tambahan dilakukan tentang bagaimana kesalahan dan kecelakaan tersebut harus dihindari di masa depan.
Causes of errors may be extremely varied in nature. The following examples are noted here:
Penyebab kesalahan mungkin sangat bervariasi sifatnya. Contoh berikut dicatat di sini:
faulty documentation
Dokumentasi yang salah;
employee errors ashore
kesalahan karyawan di darat;
employee errors on board Vessel;
kesalahan karyawan di atas kapal;
errors by subcontractors during transport
Kesalahan oleh subkontraktor selama pengangkutan;
unclear instructions
instruksi yang tidak jelas
Accidents, incidents, hazardous situations and failures and near misse ashore/on board, affecting the security and safe practices in the office/ Vessel operations, the working environment as well as those impacting the environmental aspects, shall be immediately communicated:
Kecelakaan, insiden, situasi berbahaya dan kegagalan dan nyaris kecelakaan di darat/di atas kapal, yang mempengaruhi praktik keamanan dan keselamatan di kantor/Kapal operasional, lingkungan kerja serta yang berdampak pada aspek lingkungan, harus segera dikomunikasikan:
On board, to the Officer on Watch or the Watch Engineer. The Master shall be immediately informed in order that appropriate actions are taken as dictated by the circumstances.
Di atas kapal, ke Petugas Berjaga atau Insinyur Penjaga. Guru harus segera diberitahu agar tindakan yang tepat diambil sebagaimana ditentukan oleh keadaan.
Ashore, to Head Head of Technical & Operation/DPA and according to the National Law arrangement, to other involved roles.
Ashore, menjadi Kepala Kepala Teknis & Operasi/DPA dan sesuai dengan pengaturan Hukum Nasional, untuk peran lain yang terlibat.
It is required to provide immediately for the necessary actions and, as soon as possible, to carry out a thorough analysis of the facts and of the circumstances to ascertain the causes and to instruct the ashore/Vesselboard personnel to prevent the recurrence of such situations.
Diperlukan untuk segera menyediakan tindakan yang diperlukan dan, sesegera mungkin, untuk melakukan analisis menyeluruh terhadap fakta dan keadaan untuk memastikan penyebabnya dan untuk menginstruksikan personel di darat/Kapal untuk mencegah terulangnya situasi tersebut.
In particular every potential hazard/near miss, that could have resulted in loss or damage to the Vessel, or which could have endangered Vessel’s personnel or the environment, shall be presented and discussed in the Vessel Safety Meeting.
Khususnya yangsangat berpotensi bahaya/nyaris kecelakaan, yang dapat mengakibatkan kehilangan atau kerusakan pada Kapal, atau yang dapat membahayakan personel Kapal atau lingkungan, harus dipresentasikan dan dibahas dalam Rapat Keselamatan Kapal.
All employees are encouraged to identify potential hazardous situations/near misses and suggest appropriate safety measures.
Semua karyawan didorong untuk mengidentifikasi potensi situasi berbahaya/nyaris kecelakaan dan menyarankan langkah-langkah keselamatan yang tepat.
Also hazardous situations and near misses are periodically analysed in order to establish possible preventive measures.
Juga situasi berbahaya dan nyaris gagal dianalisis secara berkala untuk menetapkan kemungkinan tindakan pencegahan.
Reporting from Vessel
Pelaporan dari Kapal
As soon as possible, the Master shall forward to the Head of Technical & Operation/DPA a detailed report of any accident, incident, hazardous situation and failure.
Sesegera mungkin, Master harus meneruskan kepada Kepala Teknis & Operasi/DPA laporan terperincitentang setiapkecelakaan, insiden, situasi berbahaya dan kegagalan.
The vessel's report is to be filed on board under the responsibility of the Master and ashore under the responsibility of the Head of Technical & Operation/DPA.
Laporan kapal harus diajukan di atas kapal di bawah tanggung jawab Nakhoda dan di darat di bawah tanggung jawab Kepala Teknis & Operasi / DPA.
The related procedure is: “MGT-05 Incidents and Near Misses management”
Prosedur terkait adalah: "Manajemen MGT-05 Insiden dan Hampir Kecelakaan"
Accidents and Incidents Reporting – On Board
Pelaporan Kecelakaan dan Insiden – Di Kapal
The Master and Chief Engineer (depending on the department involved) shall include in the report, in addition to a detailed description of the event and their opinions on the possible causes, the data useful to identify all the related conditions.
Master dan Chief Engineer (tergantung pada departemen yang terlibat) harus memasukkan dalam laporan, selain deskripsi terperinci tentang peristiwa dan pendapat mereka tentang kemungkinan penyebab, data yang berguna untuk mengidentifikasi semua kondisi terkait.
Hazardous Situations (near misses) Reporting – On Board
Situasi Berbahaya (nyaris meleset) Pelaporan – Di Kapal
The Master shall report all the circumstances which led to the dangerous situation and those which prevented the accident from happening, as well as views and suggestions on how to avoid the recurrence of such situations in the future.
Guru harus melaporkan semua keadaan yang menyebabkan situasi berbahaya dan yang mencegah terjadinya kecelakaan, serta pandangan dan saran tentang bagaimana menghindari terulangnya situasi seperti itu di masa depan.
A report is to be made also in the case of a near miss.
Sebuah laporan harus dibuat juga dalam kasus nyaris kecelakaan.
Failures Reporting – On Board
Pelaporan Kegagalan – Di Kapal
The report, to be made by the Master or Chief Engineer (depending on the department involved), shall contain a description of the failure, circumstances, consequences and repair activity carried out by Vesselboard personnel and their opinion on the possible cause of the occurrence.
Laporan, yang akan dibuat oleh Master atau Chief Engineer (tergantung pada departemen yang terlibat), harus berisi deskripsi kegagalan, keadaan, konsekuensi dan kegiatan perbaikan yang dilakukan oleh personel dewan Kapal dan pendapat mereka tentang kemungkinan penyebab terjadinya.
CORRECTIVE AND PREVENTIVE ACTIONS
TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN
HSE-Q determines action to eliminate the causes of potential nonconformities in order to prevent their occurrence.
HSE-Q menentukan tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian untuk mencegah terjadinya.
The results of the reviews and decided actions are recorded and made known to the involved shore and Vesselboard personnel.
Hasil tinjauan dan tindakan yang diputuskan dicatat dan diberitahukan kepada personel pantai dan Kapal yang terlibat .
HSE-Q may decide that the revision of an existing operating procedure or the issue of a new one is appropriate and this is implemented and controlled as described in DOC-01 AIMS Documents Management.
HSE-Q dapat memutuskan bahwa revisi prosedur operasi yang ada atau masalah yang baru adalah tepat dan ini diimplementasikan dan dikendalikan seperti yang dijelaskan dalam DOC-01 Manajemen Dokumen AIMS.
VESSEL AND EQUIPMENT MAINTENANCE
PEMELIHARAAN KAPAL DAN PERALATAN
GENERAL PROVISIONS
KETENTUAN UMUM
The Company is responsible for ensuring that the ships/barges are maintained in conformity with the provisions of statutory Rules and Regulations and Company requirements.
Perseroan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kapal/tongkang dipelihara sesuai dengan ketentuan Peraturan dan Peraturan Perundang-undangan dan persyaratan Perusahaan.
To this purpose, the Company has established:
Untuk tujuan ini, Perseroan telah menetapkan:
Maintenance programmes;
Program pemeliharaan;
Inspection programmes to hold them at appropriate intervals to evidence any additional maintenance need of safety and essential machinery, equipment and systems, including machinery and systems that are not in continuous use and stand-by arrangements;
Program inspeksi untuk menahannya pada interval yang tepat untuk membuktikan kebutuhan pemeliharaan tambahan keselamatan dan mesin, peralatan dan sistem penting, termasuk mesin dan sistem yang tidak digunakan terus menerus dan pengaturan siaga;
Dedicated procedures for maintenance operations.
Prosedur khusus untuk operasi pemeliharaan.
Masters and Chief Engineers are to ensure that the above programmes and procedures are followed in a diligent manner using, where possible, shipboard resources.
Master dan Chief Engineer harus memastikan bahwa program dan prosedur di atas diikuti dengan rajin menggunakan, jika memungkinkan, sumber daya kapal.
Maintenance works, inspections and tests are to be suitably recorded.
Pekerjaan pemeliharaan, inspeksi dan pengujian harus dicatat dengan tepat.
When it is necessary, taking into account the workload foreseen and the complexity of the maintenance work to be performed, additional crew members or technically qualified personnel from other companies may be embarked.
Jika perlu, dengan mempertimbangkan beban kerja yang diramalkan dan kompleksitas pekerjaan pemeliharaan yang akan dilakukan, anggota kru tambahan atau personel yang memenuhi syarat teknis dari perusahaan lain dapat diangkat.
The planning of maintenance is primarily based upon the recommendations and instructions of the equipment suppliers or makers and/or recognized standards. Where manufacturer’s data are considered insufficient or where they do not exist, the Technical Department provides appropriate additional instructions.
Perencanaan pemeliharaan terutama didasarkan pada rekomendasi dan instruksi dari pemasok atau pembuat peralatan dan/atau standar yang diakui. Jika data pabrikan dianggap tidak memadai atau tidak ada, Departemen Teknis memberikan instruksi tambahan yang sesuai.
The superintendents are responsible for ensuring that scheduled maintenance and, where applicable, repairs are performed in accordance with the Planned Maintenance System.
Pengawas bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pemeliharaan terjadwal dan, jika berlaku, perbaikan dilakukan sesuai dengan Sistem Pemeliharaan Terencana.
Reports of the maintenance schedule and completed maintenance/repair work are submitted to the Technical Dept. at defined intervals. The reports and the results of inspections and tests are reviewed and evaluated by the assigned superintendent and/or suitably qualified personnel of the Technical Engineering Dept. and, where necessary, appropriate action is taken.
Laporan jadwal pemeliharaan dan pekerjaan pemeliharaan / perbaikan yang telah selesai diserahkan ke Departemen Teknis pada interval yang ditentukan. Laporan dan hasil inspeksi dan pengujian ditinjau dan dievaluasi oleh pengawas yang ditugaskan dan/atau personel yang memenuhi syarat yang sesuai dari Departemen Teknik Teknis dan, jika perlu, tindakan yang tepat diambil.
Inspections and, where required, tests of Vessel and equipment by Vessel staff and company superintendents are carried out systematically at appropriate intervals and also on completion of installation and maintenance activities with results being documented.
Inspeksi dan, jika diperlukan, pengujian Kapal dan peralatan oleh staf Kapal dan pengawas lainnya dilakukan secara sistematis pada interval yang tepat dan juga setelah menyelesaikan kegiatan instalasi dan pemeliharaan dengan hasil yang didokumentasikan.
Any non-conformance found following an inspection or test is documented, reported, reviewed, investigated and analyzed for implementation of necessary corrective action. Any defects, malfunctioning or breakdown of machinery, systems or the vessel’s structure which may affect the safety of the personnel, the Vessel or the pollution prevention arrangements and cannot be settled by the Vesselboard personnel shall be promptly communicated to the Company (HSE-Q Dept. Head, DPA, Head of Technical & Operation, and/or assigned Superintendent) for the appropriate actions.
Setiap ketidaksesuaian yang ditemukan setelah inspeksi atau pengujian didokumentasikan, dilaporkan, ditinjau, diselidiki, dan dianalisis untuk penerapan tindakan korektif yang diperlukan. Setiap cacat, malfungsi atau kerusakan mesin, sistem atau struktur kapal yang dapat mempengaruhi keselamatan personel, Kapal atau pengaturan pencegahan polusi dan tidak dapat diselesaikan oleh personel Kapal harus segera dikomunikasikan kepada Perusahaan (Kepala Departemen HSE-Q, DPA, Kepala Teknis & Operasi, dan/atau Pengawas yang ditugaskan) untuk tindakan yang tepat.
When any equipment and technical system is found, by inspection or otherwise, to be not in compliance with the specified requirements (including statutory or classification society rules) this is recorded and reported to the Technical Engineering Dept. together with the possible cause. Appropriate corrective action is taken, as necessary, and, where applicable, changes to the Vessel’s Planned Maintenance System (PMS) may be implemented.
Ketika ada peralatan dan sistem teknis yang ditemukan, melalui inspeksi atau lainnya, tidak sesuai dengan persyaratan yang ditentukan (termasuk aturan undang-undang atau lembaga klasifikasi), ini dicatat dan dilaporkan ke Departemen Teknik Teknis bersama dengan kemungkinan penyebabnya. Tindakan korektif yang tepatdiambil, jika diperlukan, dan, jika berlaku, perubahan pada Sistem Pemeliharaan Terencana (PMS) Kapal dapat diterapkan.
The Company has developed and maintains a system of reporting and recording of all outstanding items, detected by Vessel’s inspection carried out by the onboard personnel, Company and/or third parties or otherwise.
Perusahaan telah mengembangkan dan memelihara sistem pelaporan dan pencatatan semua barang yang belum dibayar, yang terdeteksi oleh inspeksi Kapal yang dilakukan oleh personel kapal, Perusahaan dan/atau pihak ketiga atau lainnya.
Particular attention is given to the operational reliability of the Vessel and equipment, in particular the systems, the sudden operational failure of which could result in a hazardous situation. These systems are identified and their reliability (in addition to the measures already taken at the design stage of the Vessel) is promoted by enhancing the related program of planned maintenance and, where appropriate, regular testing of stand-by arrangements, equipment, technical systems and alarms that are not in continuous use. These activities, where applicable, are integrated in the Vessel’s PMS.
Perhatian khusus diberikan pada keandalan operasional Kapal dan peralatan, khususnya sistem, kegagalan operasional mendadak yang dapat mengakibatkan situasi berbahaya. Sistem ini diidentifikasi dan keandalannya (selain langkah-langkah yang telah diambil pada tahap desain Kapal) dipromosikan dengan meningkatkan program terkait pemeliharaan terencana dan, jika sesuai, pengujian rutin pengaturan siaga, peralatan, sistem teknis dan alarm yang tidak digunakan terus menerus. Kegiatan ini, jika berlaku, terintegrasi dalam PMS Kapal.
PLANNED MAINTENANCE SYSTEM (PMS)
SISTEM PEMELIHARAAN TERENCANA (PMS)
The Planned Maintenance System on the managed Vessels (where is established and implemented) whose general provision include:
Sistem Pemeliharaan Terencana pada Kapal yang dikelola (di mana didirikan dan diterapkan) yang ketentuan umumnya meliputi:
Description of the maintenance scheme;
Deskripsi skema pemeliharaan;
List of the equipment, machinery and components included in the PMS;
Daftar peralatan, mesin dan komponen yang termasuk dalam PMS;
Scope and periodicity of maintenance actions for each item, including the parameter to be monitored, laid down in appropriate preventive maintenance sheet (electronic sheet);
Smengatasi dan berkala tindakan pemeliharaan untuk setiap item, termasuk parameter yang akan dipantau, ditetapkan dalam lembar pemeliharaan preventif yang sesuai (lembar elektronik);
The maintenance procedures/instructions to be used, including the time intervals for monitoring and maintenance of each item and the acceptable limit conditions;
Prosedur/instruksi pemeliharaan yang akan digunakan, termasuk interval waktu untuk pemantauan dan pemeliharaan setiap item dan kondisi batas yang dapat diterima;
Identification of areas of responsibility and the person(s) for the PMS on board.
Sayamengidentifikasi area tanggung jawab dan orang untuk PMS di kapal.
On Board the Vessel, the Chief Engineer, or another person designated by the Company, in possess of equivalent professional qualifications, is responsible for the management of the PMS.
Di Atas Kapal, Kepala Insinyur, atau orang lain yang ditunjuk oleh Perusahaan, yang memiliki kualifikasi profesional yang setara, bertanggung jawab atas pengelolaan PMS.
The maintenance documentation is only granted to the Chief Engineer or to the authorized persons.
Dokumentasi pemeliharaanhanya diberikan kepada Kepala Eng atau kepada orang yang berwenang.
Masters and Chief Engineers shall assure that the PMS is implemented in a diligent manner using, as much as possible, Vesselboard resources and shall communicate periodically the maintenance and repair works carried out, as well as the data related to the performance of main apparatuses and equipment. During the periodic inspection of the vessel, the assigned Superintendents shall examine the maintenance documentation where the maintenance, the inspections and tests are registered.
Master dan Chief Engineer harus memastikan bahwa PMS dilaksanakan dengan rajin menggunakan, sebanyak mungkin, sumber daya Vesselboard dan harus mengomunikasikan secara berkala pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan, serta data yang terkait dengan kinerja peralatan dan peralatan utama. Selama inspeksi berkala kapal, Pengawas yang ditugaskan harus memeriksa dokumentasi pemeliharaan di mana pemeliharaan, inspeksi dan pengujian didaftarkan.
Vessel’s staff undertake, as far as possible, under the capability of the Vessel's crew, repairs associated with hull, machinery and systems/equipment onboard. Maintenance and repair works shall always be carried out in accordance with safety rules & practices and safety procedures. The maintenance and repair works which are beyond the capability of the Vessel's crew and which can be postponed to the next dry-docking or Vessel's long stay, are entered in a "Work list", continuously updated and sent to the Technical Engineering Dept.
Staf Kapal melakukan, sejauh mungkin, di bawah kemampuan awak kapal, perbaikan yang terkait dengan lambung, mesin dan sistem/peralatan di atas kapal. Pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan harus selalu dilakukan sesuai dengan aturan & praktik keselamatan dan prosedur keselamatan. Pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan yang berada di luar kemampuan awak kapal dan yang dapat ditunda ke dry-docking berikutnya atau masa tinggal panjang Kapal, dimasukkan ke dalam "Daftar Pekerjaan", terus diperbarui dan dikirim ke Departemen Teknik Teknis.
To be added
Untuk ditambahkan
Updated computerized maintenance documentation is maintained on board the vessels, in which records of the monitored Vessel, machinery and equipment status are kept.
Dokumentasi pemeliharaan terkomputerisasi yang diperbarui disimpan di atas kapal, di mana catatan status Kapal, mesin dan peralatan yang dipantau disimpan.
The Master ensures that the technical condition and performance of vessel and equipment is communicated to ashore relevant Departments.
Master memastikan bahwa kondisi teknis dan kinerja kapal dan peralatan dikomunikasikan ke Departemen terkait di darat.
The relevant reports, separate for Deck and Engine Departments, shall be sent to the Company and filed in copy in the Vesselboard departmental file.
Laporan yang relevan, terpisah untuk Departemen Dek dan Mesin, harus dikirim ke Perusahaan dan diajukan dalam salinan dalam file departemen Kapal.
To enable a consistent approach to maintenance, adequate information to signing-on staff is provided (ref. the operating Procedures).
Untuk memungkinkan pendekatan pemeliharaan yang konsisten, informasi yang memadai untuk staf yang menandatangani disediakan (ref. Prosedur operasi).
Where applicable the verifications of the PMS implementation and effectiveness shall be included in the audit program.
Jika berlaku, verifikasi implementasi dan efektivitas PMS harus dimasukkan dalam program audit.
The Company’s Vessels and their vital equipment are maintained in a cost effective manner, always ensuring operational reliability and seaworthiness and in conformity with the provisions of the applicable rules and regulations.
Kapal Perseroan dan peralatan vitalnya dipelihara dengan cara yang hemat biaya, selalu memastikan keandalan operasional dan kelaikan laut serta sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
MACHINERIES REGISTER, INSPECTION AND TEST
MESIN PENDAFTARAN, INSPEKSI DAN PENGUJIAN
To ensure that all equipment on board is in proper condition and safe to operate, a Machineries Register, Inspection and Test document is created. This document contains all the list of equipment on board both the main equipment and also supporting equipment including safety equipment (LSA & FFA)
Untuk memastikan bahwa semua peralatan di dalam pesawat dalam kondisi yang tepat dan aman untuk dioperasikan, dokumen Daftar Mesin, Inspeksi, dan Pengujian dibuat. Dokumen ini berisi semua daftar peralatan di atas kapal baik peralatan utama maupun peralatan pendukung termasuk peralatan keselamatan (LSA & FFA)
Please refer to MAN-02.2 Machineries Register Inspection and Test document in Annex 2 ISM & HSE-Q Documents List Code: 10 Vessels, Equipment Maintenance and Procurement.
Silakan merujuk ke MAN-02.2 Dokumen Inspeksi dan Pengujian Daftar Mesin di Lampiran 2 Kode Daftar Dokumen ISM & HSE-Q: 10 Kapal, Pemeliharaan dan Pengadaan Peralatan.
SPARE PARTS AND MATERIALS
SUKU CADANG DAN BAHAN
The Company is responsible for identifying the spare parts and stores to be purchased and for contracting the technical services necessary for the maintenance of the vessels and cargo handling equipment.
Perusahaan bertanggung jawab untuk mengidentifikasi suku cadang dan toko yang akan dibeli dan untuk mengontrak layanan teknis yang diperlukan untuk pemeliharaan kapal dan peralatan penanganan kargo.
Requisition for spare parts is made by the Master and Chief Engineer taking into account the parts stored on board, the maintenance work schedule and possible need for repairs. The Operation Dept. Head shall arrange for the prompt supply of the necessary spare parts.
Permintaan untuk suku cadang dibuat oleh Master dan Chief Engineer dengan mempertimbangkan suku cadang yang disimpan di kapal, jadwal kerja pemeliharaan dan kemungkinan kebutuhan perbaikan. Kepala Departemen Operasi harus mengatur pasokan sukucadang yang diperlukan dengan cepat.
Spare parts, stores and provisions shall be stored onboard in suitable protected areas and in such a way to be well maintained and promptly available in case of need. The spare parts available on the Vessel are recorded in a Inventory, indicating the location where they have been stored; such inventory is part of the PMS and is regularly updated under the responsibility of the Master and/or the Chief Engineer.
Suku cadang, penyimpanan, dan persediaan harus disimpan di dalam kapal di kawasan lindung yang sesuai dan sedemikian rupa agar terpelihara dengan baik dan segera tersedia jika diperlukan. Suku cadang yang tersedia di Kapal dicatat dalamInventaris, yang menunjukkan lokasi di mana mereka telah disimpan; inventaris tersebut adalah bagian dari PMS dan diperbarui secara berkala di bawah tanggung jawab Master dan/atau Chief Engineer.
TECHNICAL INSPECTION OF THE VESSEL AND EQUIPMENT
INSPEKSI TEKNIS KAPAL DAN PERALATAN
The Company Superintendents, in cooperation with the Vessel master and chief engineer, co-ordinate and monitor the conduct of such inspections.
Pengawas Perusahaan, bekerja sama dengan nakhoda dan kepala insinyur Kapal, mengoordinasikan dan memantau pelaksanaan inspeksi tersebut.
All relevant statutory surveys are carried out to programmed schedules in accordance with international requirements. All class surveys are carried out to schedules agreed with class. All required surveys and dry-dockings are carried out before their due date (expiration date).
Semua survei hukum yang relevan dilakukan dengan jadwal yang diprogram sesuai dengan persyaratan internasional.Semua survei kelas dilakukan dengan jadwal yang disepakati dengan kelas.Semua survei dan dry-docking yang diperlukan dilakukan sebelum tanggal jatuh tempo (tanggal kedaluwarsa).
The results of internal (by Companies personnel) or external inspections (e.g. Classification Societies, Port Authorities, P&I insurance clubs, Charterers, etc.) are recorded and communicated to the Company. Condition of class or equivalent must be closed out as soon as possible.
Hasil inspeksi internal (oleh personel Kompen) atau eksternal (misalnya Lembaga Klasifikasi, Otoritas Pelabuhan, klub asuransi P&I, Penyewa, dll.) dicatat dan dikomunikasikan kepada Perusahaan. Kondisi kelas atau setara harus ditutup sesegera mungkin.
The certification and inspection status of the Vessels is monitored by the Technical Engineering Dept. Original certificates issued by third party surveyors will be kept on board with copies forwarded to the Company.
Status sertifikasi dan inspeksi Kapal dipantau oleh Departemen Teknik Teknik . Sertifikat asli yang dikeluarkan oleh surveyor pihak ketiga akan disimpan di atas kapal dengan salinan yang diteruskan ke Perusahaan.
The Maintenance operations and related activities are described in the proper procedures, where necessary under “Annex 2 AIMS DOCUMENT LIST/CONTROL AND SURVEILLANCE-MAINTENANCE procedures paragraph”.
Operasi Pemeliharaan dan kegiatan terkait dijelaskan dalam prosedur yang tepat, jika perlu di bawah "Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN AIMS / kontrol dan paragraf prosedur pengawasan-pemeliharaan".
The company inspections and related activities are described in the proper procedures, where necessary as follow: “MGT-07.1 HSE-Q Inspection Ashore & on Board”
Inspeksi perusahaan dan kegiatan terkait dijelaskan dalam prosedur yang tepat, jika diperlukan sebagai berikut: "MGT-0 7.1 HSE-Q Inspection Ashore & on Board"
“Annex 2 AIMS DOCUMENT LIST/CONTINUOUS IMPROVEMENT procedures paragraph”.
"Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN AIMS / PARAGRAF PROSEDUR PERBAIKAN BERKELANJUTAN".
CONTROL OF MEASURING EQUIPMENT
KONTROL PERALATAN PENGUKUR
The Company has established measures to assure adequate control or calibration and maintenance of measuring and test equipment used on board the managed vessels to demonstrate the conformance of cargo handling and maintenance to the contractual requirements and the environmental requirements, and appropriate control of related operations.
Perusahaan telah menetapkan langkah-langkah untuk memastikan kontrol atau kalibrasi dan pemeliharaan yang memadai dari peralatan pengukur dan pengujian yang digunakan di atas kapal yang dikelola untuk menunjukkan kesesuaian penanganan dan pemeliharaan kargo dengan persyaratan kontraktual dan persyaratan lingkungan, dan kontrol yang tepat dari operasi terkait.
Control or calibration are carried out at established expiry date or prior to use, in comparison with standard equipment. The equipment must be re-checked and re-calibrated, if necessary, and identified in a proper manner. It’s also appropriate to protect the equipment against incorrect regulation and possible damages during handling, maintenance and storage.
Kontrol atau kalibrasi dilakukan pada tanggal kedaluwarsa yang ditetapkan atau sebelum digunakan, dibandingkan dengan peralatan standar. Peralatan harus diperiksa ulang dan dikalibrasi ulang, jika perlu, dan diidentifikasi dengan cara yang tepat. Juga tepat untuk melindungi peralatan dari pengaturan yang salah dan kemungkinan kerusakan selama penanganan, pemeliharaan, dan penyimpanan.
In case the equipment doesn’t comply with requirements, the evaluation and registration of previous controls results must b carried out and proper actions must be undertaken.
Jika peralatan tidak memenuhi persyaratan, evaluasi dan pendaftaran hasil kontrol sebelumnya harus dilakukan dan tindakan yang tepat harus dilakukan.
All calibration record must be maintained and possible software, used for calibration, must be validated in advance.
Semua catatan kalibrasi harus dipelihara dan perangkat lunak yang memungkinkan, yang digunakan untuk kalibrasi, harus divalidasi terlebih dahulu.
Appropriate measures are also established for calibration and maintenance of measuring and test equipment used for the environmental protection monitoring and control, for monitoring operations involving safety, as well as those used for critical maintenance operations.
Langkah-langkah yang tepat juga ditetapkan untuk kalibrasi dan pemeliharaan peralatan pengukur dan pengujian yang digunakan untuk pemantauan dan pengendalian perlindungan lingkungan, untuk pemantauan operasi yang melibatkan keselamatan, serta yang digunakan untuk operasi pemeliharaan kritis.
Measuring and test equipment are described in the proper procedures, where necessary.
Peralatan pengukur dan pengujian dijelaskan dalam prosedur pro,jika perlu.
For PPE Management see the procedures inside “Annex 2 AIMS DOCUMENT LIST/CONTROL AND SURVEILLANCE procedures paragraph”.
Untuk Manajemen APD, lihat prosedur didalam "Lampiran 2 DAFTAR DOKUMEN AIMS / paragraf prosedur kontrol dan pengawasan".
PROCUREMENT
PENGADAAN
GENERAL PROVISION OF PROCUREMENT
KETENTUAN UMUM PENGADAAN
The Company has established measures to assure that purchased products (spare parts, materials, provisions, etc.) including those that have, or can have, an impact on significant energy use and services (energy services, maintenance, repair, dry-docking, etc.) related to transport service provision, and the provision of other services, comply with quality and environmental requirements and needs.
Perusahaan telah menetapkan langkah-langkah untuk memastikan bahwa produk yang dibeli (suku cadang, bahan, persediaan, dll.) termasuk yang memiliki, atau dapat memiliki, dampak padapenggunaan dan layanan energi yang signifikan (layanan energi, pemeliharaan, perbaikan, dry-docking, dll.) terkait dengan penyediaan layanan transportasi, dan penyediaan layanan lainnya, sesuai denganpersyaratan dan kebutuhan kualitas dan lingkungan es.
These measures include:
Langkah-langkah ini meliputi:
accurate evaluation and selection of suppliers;
evaluasi dan pemilihan pemasok yang akurat;
clear and complete Purchase Order data;
data Purchase Order yang jelas dan lengkap;
receiving inspection and/or control;
menerima inspeksi dan/atau kontrol;
Identification of responsibilities and authorities according the typology of Vendors as per table showed in the process responsibility and duties;
Identifikasi tanggung jawab dan wewenang sesuai tipologi Vendor sesuai tabel yang ditunjukkan dalam proses tanggung jawab dan tugas;
evaluation on the basis of energy performance.
evaluation berdasarkan kinerja energi.
Responsibility related to procurement of services and products is assigned to Company departments as follows
Tanggung jawab terkait pengadaan jasa dan produk diberikan kepada departemen Perseroan sebagai berikut
The Bussiness Development Department is responsible for chartering the tonnage needed and assessing the vessel suitability for the intended services in accordance with the Customer’s requirements
Departemen Pengembangan Bisnis bertanggung jawab untuk menyewa tonase yang dibutuhkan dan menilai kesesuaian kapal untuk layanan yang dimaksudkan sesuai dengan kebutuhan Pelanggan
The Operation Department is responsible for appointing Agents, purchasing bunker, contracting Surveyors for on/off hire, structural and cargo inspections and for the related evaluation, as well as for procuring materials, spares and stores for satisfying the Terminal needs.
Departemen Operasi bertanggung jawab untuk menunjuk Agen, membeli bunker, mengontrak Surveyor untuk disewa/disewa, inspeksi struktural dan kargo dan untuk evaluasi terkait, serta untuk pengadaan bahan, suku cadang, dan penyimpanan untuk memenuhi kebutuhan Terminal.
The person initiating a request for services or products is responsible for clearly specifying the data and requirements applicable to the supply.
Orang yang memulai permintaan layanan atau produk bertanggung jawab untuk menentukan dengan jelas data dan persyaratan yang berlaku untuk pasokan.
The person issuing the purchase order is responsible for ensuring that applicable data are clearly specified in the order and for verifying that the supplier of service or product is included in the Vendor List.
Orang yang menerbitkan pesanan pembelian bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data yang berlaku ditentukan dengan jelas dalam pesanan dan untuk memverifikasi bahwa pemasok layanan atau produk termasuk dalam Daftar Vendor.
EVALUATION OF SUPPLIERS
EVALUASI PEMASOK
General criteria
Kriteria umum
The Company has established lists of acceptable suppliers of products and services affecting the quality of the service with respect to their reliability, quality, price, delivery time and, possibly, history according to the procedures.
Perusahaan telah menetapkan daftar pemasok produk dan layanan yang dapat diterima yang memengaruhi kualitas layanan sehubungan dengan keandalan, kualitas, harga, waktu pemeliharaandan, mungkin, riwayat sesuai dengan prosedur.
The suppliers are considered acceptable and included in such lists provided one or more of the following criteria, as applicable, are met:
Pemasok dianggap dapat diterima dan termasuk dalam daftar tersebut asalkan satu atau lebih kriteria berikut, sebagaimana berlaku, terpenuhi:
they have previously proved their capability to satisfy the current requirements of the Company,
mereka sebelumnya telah membuktikan kemampuannya untuk memenuhi persyaratan Perusahaan saat ini,
they have been surveyed and assessed by or on behalf of the Group as capable to meet the requirements applicable to the products or service to be purchased,
mereka telah disurvei dan dinilai oleh atau atas nama Grup sebagai mampu memenuhi persyaratan yang berlaku untuk produk atau layanan yang akan dibeli,
they are certified by a recognized Body in accordance with the requirements of ISO 9001 standards for spares suppliers,
mereka disertifikasi oleh Body yang diakui sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001 untuk pemasok suku cadang,
they are certified by a recognized Body in accordance with the requirements of ISO 14001 standard, in the case of environmental suppliers,
mereka disertifikasi oleh Badan yang diakui sesuai dengan persyaratan standar ISO 14001, dalam hal pemasok lingkungan,
they are provided with certain references by other companies or recognized Bodies,
mereka diberikan referensi tertentu oleh perusahaan lain atau Badan yang diakui,
Companies having supplied satisfactory services or products, as resulting from records and reports by both the Head Office and seagoing personnel, have been inserted in the vendor list.
Perusahaan yang telah menyediakan layanan atau produk yang memuaskan, sebagai hasil dari catatan dan laporan oleh Kantor Pusat dan personel pelayaran, telah dimasukkan dalam daftar vendor.
An evaluation audit may be performed in case of potential suppliers of important new services or products, in co-operation by the responsible department and the HSE-Q Department
Audit evaluasi dapat dilakukan jika ada pemasok potensial dari layanan atau produk baru yang penting, bekerja sama dengan departemen yang bertanggung jawab dan Departemen HSE-Q
Records of evaluation of contractors are maintained by the responsible department for a period of two years and then can be disposed.
Catatan evaluasi kontraktor disimpan oleh departemen yang bertanggung jawab untuk jangka waktu dua tahun dan kemudian dapat dibuang.
Quarterly meetings are held among the HSE-Q Dept. Head, Procurement Dept. Head and Operation Dept. Head in order to review the available information on contractors’ and suppliers' performance and to decide upon addition to, or deletion from, the vendor list or any needed corrective action; meeting minutes are drafted, distributed as necessary and filed with above records by interested departments.
Pertemuan triwulanan diadakan di antara Kepala Departemen HSE-Q, Kepala Departemen Pengadaan dan Kepala Departemen Operasi untuk meninjau informasi yang tersedia tentang kinerja kontraktor dan pemasok dan untuk memutuskan penambahan, atau penghapusan dari, daftar vendor atau tindakan korektif yang diperlukan; risalah rapat disusun, didistribusikan seperlunya dan diajukan dengan catatan di atas oleh departemen yang berkepentingan.
Special cases
Kasus khusus
Spare parts, are preferably purchased by the original manufacturers, their recognized representatives or alternative suppliers duly evaluated by the Technical & Operation Dept.
Suku cadang, lebih disukai dibeli oleh produsen asli, perwakilan mereka yang diakui atau pemasok alternatif yang dievaluasi oleh Departemen Teknis & Operasi.
Agencies are normally designated by the Customer; however the Companies may appoint a protecting Agency taking into account their reputation, availability and price. A list of the recommended Agencies is available and their performance is periodically reviewed.
Agen biasanya ditunjuk oleh Pelanggan; namun Perusahaan dapat menunjuk Agen pelindung dengan mempertimbangkan reputasi, ketersediaan, dan harga mereka. Daftar Agensi yang direkomendasikan tersedia dan kinerjanya ditinjau secara berkala.
Storage and Logistic of items to be collected and stored before Shipment and successively sent to the Vessels are assigned to suppliers adequate for both services.
Penyimpanan dan Logistik barang-barang yang akan dikumpulkan dan disimpan sebelum Pengiriman dan berturut-turut dikirim ke Kapalditugaskan ke pemasok yang memadai untuk kedua layanan tersebut.
PURCHASING DATA
DATA PEMBELIAN
Purchasing of products and services is made, according to the procedure inside “Annex 2 AIMS DOCUMENT LIST/PROCUREMENT procedures paragraph”, by formal Purchase Orders or Contracts which specify in details all the necessary data and requirements applicable to the object of the order/contract, including, as applicable:
Pembelianproduk dan layanan dilakukan, sesuai dengan prosedur di dalam "Lampiran 2DAFTAR DOKUMEN AIMS / paragraf prosedur pengadaan", dengan Pesanan Pembelian atau Kontrak formal yang menentukan secara rinci semua data dan persyaratan yang diperlukan yang berlaku untuk objek pesanan / kontrak, termasuk, sebagaimana berlaku:
precise description and identification of the item or service
Deskripsi dan identifikasi yang tepat dari barang atau layanan
technical data and/or documents to be followed, such as drawings, data sheets, etc.
Data teknis dan/atau dokumen yang harus diikuti, seperti gambar, lembar data, dll.
instruction/requirements for inspection, verification, storage, Shipment, etc.
instruksi/persyaratan untuk inspeksi, verifikasi, penyimpanan, Pengiriman, dll.
and if deemed appropriate:
dan jika dianggap tepat:
requirements for the approval of product, procedures, processes and equipments
persyaratan untuk persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan
requirements for the personnel qualification
Persyaratan untuk kualifikasi personel
requirements for the AIMS
persyaratan untuk AIMS
Particular care is given to the contracts of service as regards regulations and laws to apply, including environmental requirements, technical data, as built documentation, planning and timing of the work, invoicing, etc.
Perhatian khusus diberikan pada kontrak layanan sehubungan dengan peraturan dan undang-undang yang akan berlaku, termasuk persyaratan lingkungan, data teknis, sebagai dokumentasi yang dibangun, perencanaan dan waktu pekerjaan, faktur, dll.
Purchasing orders and contracts, that are based on a long Company’s experience in the sea transport of dry bulk cargos, contain the necessary data and requirements, that are carefully specified according to nature and characteristics of the product or service ordered.
Pesanan pembelian dan kontrak, yang didasarkan pada pengalaman panjang Perusahaan dalam pengangkutan laut kargo curah kering, berisi data dan persyaratan yang diperlukan, yang ditentukan dengan cermat sesuai dengan sifat dan karakteristik produk atau layanan yang dipesan.
Examples of requirements are:
Contoh persyaratan adalah:
Depending on the functions they have to perform, Agents and Brokers are chosen for their ability to meet the Company requirement for the call under consideration.
Tergantung pada fungsi yang harus mereka lakukan, Agen dan Broker dipilih karena kemampuan mereka untuk memenuhi persyaratan Perusahaan untuk panggilan yang sedang dipertimbangkan.
Bunker specification and place and date of delivery are clearly stated in the orders.
Spesifikasi bunker dan tempat serta tanggal pengiriman dinyatakan dengan jelas dalam pesanan.
Surveyors shall be qualified by demonstrated experience and/or be certified by recognised organisations.
Surveyor harus memenuhi syarat berdasarkan pengalaman yang ditunjukkan dan/atau disertifikasi oleh organisasi yang diakui.
For the main machinery the spare parts shall possibly be purchased from the machine manufacturers.
Untuk mesin utama, suku cadang mungkin harus dibeli dari produsen mesin.
Purchasing documents are prepared by assigned personnel within the responsible department, with the support of any other competent personnel, as needed, and are reviewed and approved by designated persons.
Dokumen pembelian disiapkan oleh personel yang ditugaskan dalam departemen yang bertanggung jawab, dengan dukungan personel kompeten lainnya, sesuai kebutuhan, dan ditinjau dan disetujui oleh orang yang ditunjuk.
VERIFICATION OF PURCHASED PRODUCTS AND SERVICES
VERIFIKASI PRODUK DAN LAYANAN YANG DIBELI
Control is exercised over contractors in order to ascertain conformity to the contractual requirements and to monitor their continuing ability and performance.
Kontrol dilakukan atas kontraktor untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan kontrak dan untuk memantau kemampuan dan kinerja mereka yang berkelanjutan.
Agents, Brokers and Surveyors’ previous and current performance is annually reviewed,
Kinerja Agen, Pialang, dan Surveyor sebelumnya dan saat ini ditinjau setiap tahun,
Bunker samples are taken and analysed for each supply, and in the event of claims received from vessel’s Owners, duly analysed in agreement with all parties
Sampel bunker diambil dan dianalisis untuk setiap pasokan, dan jika klaim diterima dari Pemilik kapal, dianalisis dengan sepatutnya sesuai dengan kesepakatan dengan semua pihak
Maintenance and repair works performed by contractors are surveyed by specially appointed Superintendents.
Pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan yang dilakukan oleh kontraktor disurvei oleh Pengawas yang ditunjuk secara khusus.
Vessels and terminals perform receiving inspection of delivered services and supplies against the purchase orders, as per the received instructions; significant deviations are notified to the relevant purchasing department.
Kapal dan terminal melakukan inspeksi penerimaan layanan dan persediaan yang dikirimkan terhadap pesanan pembelian, sesuai instruksi yang diterima; Penyimpangan yang signifikan diberitahukan ke departemen pembelian terkait.
On board provisions
Ketentuan di atas kapal
Purchased products are checked for type, quality, quantity and damage. The check is made normally on receipt onboard by the vessel’s personnel.
Produk yang dibeli diperiksa jenis, kualitas, kuantitas, dan kerusakan. Pemeriksaan dilakukan secara normal setelah diterima di atas kapal oleh personel kapal.
Considering technical equipment and spare parts, the quality is verified and evaluated prior or during the use on board. The result of such checks or verifications is communicated to the Technical & Operation Dept. which informs the concerned Superintendent for possible actions and updating the supplier’s performance.
Mempertimbangkan peralatan teknisdan suku cadang,kualitas diverifikasi dan dievaluasi sebelum atau selama penggunaan di kapal. Hasil dari pemeriksaan atau verifikasi tersebut dikomunikasikan ke Departemen Teknis & Operasi yang memberi tahu Pengawas terkait untuk kemungkinan tindakan dan memperbarui kinerja pemasok.
Services are evaluated by the Vessel Command or by the assigned Superintendent; the results are recorded and communicated to the Technical & Operation Dept.
Layanan dievaluasi oleh Komando Kapal atau oleh Pengawas yang ditugaskan; hasilnya dicatat dan dikomunikasikan ke Departemen Teknis & Operasi.
When deemed appropriate is possible to carry out surveys at supplier’s organization, the purchasing data shall include all the information about this verifications.
Jika dianggap tepat untuk melakukan survei di organisasi pemasok, data pembelian harus mencakup semua informasi tentang verifikasi ini.
DOCUMENTATION
DOKUMENTASI
DOCUMENTATION STRUCTURE OF THE ISM & HSE-Q MANAGEMENT SYSTEM
STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN ISM & HSE-Q
Documents defining the AIMS
Dokumen yang mendefinisikan AIMS
A system has been established to ensure that:
Sebuah sistem telah ditetapkan untuk memastikan bahwa:
essential documents are reviewed and approved for adequacy;
dokumen penting ditinjau dan disetujui untuk kecukupan;
documents are distributed to locations where activities affecting quality are performed;
dokumen didistribusikan ke lokasi di mana kegiatan yang berhubungan dengankualitas dilakukan;
obsolete documents are promptly removed from points of issue or use.
Dokumen usang segera dihapus dari titik masalah atau penggunaan.
The main document of integrated management system is the AIMS Manual with its Annexes which are considered external to the AIMS Manual in order to allow all necessary updating due to organizational development.
Dokumen utama sistem manajemen terpadu adalah Manual AIMS dengan Lampirannya yang dianggap di luar Manual AIMS untuk memungkinkan semua pembaruan yang diperlukan karena pengembangan organisasi.
The AIMS documentation consists of various documents (policy statements, processes, procedures, instructions, forms, check-lists, guidance and training material, etc.).
Dokumentasi AIMS terdiri dari berbagai dokumen (pernyataan kebijakan, proses, prosedur, instruksi, formulir, daftar periksa, panduan dan materi pelatihan, dll.).
These documents are organized in manuals,(i.e. collections of related documents), which are kept in folders (Volumes) by HSE-Q Dept.
Dokumen-dokumen ini diatur dalam manual, (yaitu kumpulan dokumen terkait), yang disimpan dalam folder (Volume) oleh HSE-Q D ept.
The types of documents and the manuals are defined and controlled in the processes:
Jenis dokumen dan manual didefinisikan dan dikendalikan dalam proseses:
DOC-01 AIMS Documents Management;
DOC-01Manajemen Dokumen AIMS;
DOC-02 Control and Filing of ISM & HSE-Q Records.
DOC-02 Kontrol dan Pengarsipan Catatan ISM & HSE-Q.
The ISM & HSE-Q includes processes/procedures for:
ISM & HSE-Q mencakup proses/prosedur untuk:
preparing and implementing plans and instructions for activities affecting the OH&S, safety, environment and quality of service;
menyiapkan dan melaksanakan rencana dan instruksi untuk kegiatan yang mempengaruhi K3, keselamatan, lingkungandan kualitas layanan;
preparing for and responding to emergency situations;
mempersiapkan dan menanggapi situasi darurat;
reporting accidents, hazardous situations, non-conformities and customer complaints;
melaporkan kecelakaan, situasi berbahaya, ketidaksesuaian dan keluhan pelanggan;
carrying out internal audits, management reviews;
melakukan audit internal, tinjauan manajemen;
initiating and implementing corrective and preventive actions;
memulai dan menerapkan tindakan korektif dan pencegahan;
maintenining of Vessel and equipment; and
minteniningKapal dan peralatan; dan
controlling and keeping documents l and records.
mengendalikan dan menyimpan dokumendan catatan.
Processes and Procedures, consistent with the requirements of IMO Resolution A.741(18) as amended by resolution MSC.353(92), ISO 9001, ISO 14001, and ISO 45001 standards and the Companies’ Policies are prepared, documented, reviewed and approved by authorized personnel.
Proses dan Prosedur, konsisten dengan persyaratan Resolusi IMO A.741(18) sebagaimana diubah dengan resolusi MSC.353(92), ISO 9001, ISO 14001, dan standar ISO 45001 dan Kebijakan Perusahaan disiapkan, didokumentasikan, ditinjau dan disetujui oleh personel yang berwenang.
They define what needs to be done and when, the related responsibilities and records that need to be maintained in order to demonstrate compliance. They can make reference to appropriate work instructions, forms, reference material and external documentation.
Mereka menentukan apa yang perlu dilakukan dan kapan, tanggung jawab terkait dan catatan yang perlu dipelihara untuk menunjukkan kepatuhan. Mereka dapat membuat referensi ke instruksi kerja, formulir, bahan referensi, dan dokumentasi eksternal yang sesuai.
The official language used in the AIMS documentation is English.
Bahasa resmi yang digunakan dalam dokumentasi AIMSadalah bahasa Inggris.
The AIMS documentation is complemented by other internal or external documents, rules, regulations, standards, equipment manuals, nautical publications, training manuals etc. All external documents, manuals and rules are kept in the office of the Companies and on board of each vessel. Such reference documentation is kept in accordance with procedure Legal and other Requirements.
Dokumentasi AIMS dilengkapi dengan dokumen internal atau eksternal lainnya, aturan, peraturan, standar, manual peralatan, publikasi bahari, manual pelatihan, dll. Semua dokumen, manual, dan aturan eksternal disimpan di kantor Perusahaan dan di atas kapal masing-masing kapal. Dokumentasi referensi tersebut disimpan sesuai dengan prosedur Hukum dan persyaratan R lainnya.
AIMS Documentation Onboard the Managed Vessels
Dokumentasi AIMS di Kapal yang Dikelola
A complete documentation is provided on board of the managed vessels, aligned with the ashore version and accessible on the server where applicable to all the crew.
Dokumentasi lengkap disediakan di atas kapal yang dikelola, selaras dengan versi darat dan dapat diakses di server jika berlaku untuk semua awak kapal.
On the vessel where the server is not available, documents must be available on board in a paper version.
Di kapal di mana server tidak tersedia, dokumen harus tersedia di atas kapal dalam versi kertas.
The documentation onboard includes but is not limited to:
Dokumentasi onboard mencakup tetapi tidak terbatas pada:
The ISM & HSE-Q Manual and annexes;
Manual dan lampiran ISM & HSE-Q;
Procedures for the preparation of plans and instruction, including check list as appropriate, for key shipoard operations concerning the:
Prosedur untuk persiapan rencana dan instruksi, termasuk daftar periksa yang sesuai, untuk operasi shipoard utama mengenai:
safety of the ship;
keselamatan kapal;
prevention of pollution;
pencegahan polusi;
health and safety of the crew members;
kesehatan dan keselamatan anggota kru;
The emergency procedures;
Keadaan daruratrocedures;
The “Circulars Letters” only when required;
"Surat Edaran" hanya jika diperlukan;
The documents as per requirements of the international rules and regulations.
Dokumen sesuai persyaratan aturandan peraturan nasional.
Documents defining the Service
Dokumen yang mendefinisikan Layanan
Contracts, Charter Parties, maintenance planning, purchase orders, operating standards, communications and similar documents are prepared by operative personnel, on the basis of internal and/or international standards, guidelines, instructions, contract requirements, flag regulations, etc. and taking into account the Company practices. They are approved by the involved Head of Department, his/her designee or operative personnel, depending on the type of document and the applicable procedures’ instructions. The approval is documented by a signing off by authorized or assigned personnel.
Kontrak, Pihak Piagam, perencanaan pemeliharaan, pesanan pembelian, standar operasi, komunikasi dan dokumen serupa disiapkan oleh personel operasional, berdasarkan standar internal dan/atau internasional, pedoman, instruksi, persyaratan kontrak, peraturan bendera, dll. dan dengan mempertimbangkan praktik Perusahaan. Mereka disetujui oleh Kepala Departemen yang terlibat, orang yang ditunjuk atau personel operasi, tergantung pada jenis dokumen dan instruksi prosedur yang berlaku. Persetujuan didokumentasikandengan penandatanganan oleh personel yang berwenang atau ditugaskan.
CONTROL OF DOCUMENTS AND DATA
KONTROL DOKUMEN DAN DATA
ISM & HSE-Q documents and data, in paper or electronic media, of internal (originated by the Company) or external origin, are controlled to ensure, as applicable, that:
Dokumen dan data ISM & HSE-Q, dalam bentuk kertas atau media elektronik, dari internal (berasal dari Perusahaan) atau asal eksternal, dikendalikan untuk memastikan, sebagaimana berlaku, bahwa:
Documents and their changes are reviewed and approved by authorized personnel prior to issue;
Documents dan perubahannya ditinjau dan disetujui oleh personel yang berwenang sebelum dikeluarkan;
Pertinent issues of appropriate documents are available at all locations where operations essential to the effective functioning of the ISM & HSE-Q System are performed;
P masalah dokumen yang sesuai tersedia di semua lokasi di mana operasi penting untuk berfungsinya Sistem ISM & HSE-Q secara efektif;
Invalid and/or obsolete documents are promptly removed from all points of issue or use or otherwise insured against unintended use.
Dokumen yang tidak valid dan/atau usang segera dihapus dari semua titik penerbitan atau penggunaan atau diasuransikan terhadap penggunaan yang tidak disengaja.
They are reviewed and approved for adequacy, prior to their initial issue or any modification, by authorized personnel having access to pertinent background information upon which to base their review and approval.
Mereka ditinjau dan disetujui untuk kecukupan, sebelum masalah awal atau modifikasi apa pun, oleh personel yang berwenang yang memiliki akses ke informasi latar belakang yang relevan untuk mendasarkan tinjauan dan persetujuan mereka.
Master lists identifying the current revision status of documents or equivalent methods are established and are readily available to preclude the use of invalid and/or obsolete documents. (see “Annex 2 AIMS Documents List”)
Daftar induk yang mengidentifikasi status revisi dokumen saat ini atau metode yang setara dibuat dan tersedia untuk mencegah penggunaan dokumen yang tidak valid dan/atau usang. (lihat "Lampiran 2 Dokumen AIMS List")
Measures are taken to prevent unauthorized alteration of controlled documents, data and records stored in electronic (computer) form. These measures include regular back-up, passwords and other methods to restrict access. Back-up copies are maintained in a secure place.
Langkah-langkah diambil untuk mencegah perubahan yang tidak sah dari dokumen, data, dan catatan yang dikendalikan yang disimpan dalam bentuk elektronik (komputer). Langkah-langkah ini termasuk pencadangan reguler, kata sandi, dan metode lain untuk membatasi akses. Salinan cadangan disimpan di tempat yang aman.
The department originating a controlled document is responsible for keeping its content current and revised as required.
Departemen yang memulai dokumen terkontrol bertanggung jawab untuk menjaga kontennya tetap terkini dan direvisi sesuai kebutuhan.
Documents are periodically reviewed, modified as necessary and approved by authorized personnel prior to issue. In case of revision of the documents the nature of change is identified where practicable.
Dokumen secara berkala ditinjau, dimodifikasi seperlunya dan disetujui oleh personel yang berwenang sebelum diterbitkan. Dalam hal revisi dokumen, sifat perubahan diidentifikasi jika memungkinkan.
Superseded copies of documents are not maintained. If retained for any reason (e.g. legal or knowledge preservation purposes), they are suitably identified as such. However one copy of superseded documents, duly identified as such, is retained for historical use by the HSE-Q Department.
Salinan dokumen yang digantikan tidak dipertahankan. Jika disimpan untuk alasan apa pun (misalnya tujuan hukum atau pelestarian pengetahuan), mereka diidentifikasi dengan tepat seperti itu. Namun satu salinan dokumen yang digantikan, yang diidentifikasi dengan sepatutnya, disimpan untuk penggunaan historis oleh Departemen HSE-Q.
Procedure “DOC-01 AIMS Documents Management”, describes the method and responsibility for preparation, review, approval, release and distribution of documents used to describe and implement the ISM & HSE-Q system.
Prosedur "DOC-01 AIMS Documents Management", menjelaskan metode dan tanggung jawab untuk persiapan, peninjauan, persetujuan, rilis dan distribusi dokumen yang digunakan untuk menjelaskan dan menerapkan sistem ISM & HSE-Q.
(MASTER’S OVER-RIDING AUTHORITY)
(OTORITAS UTAMA GURU)
The process and procedure contents do not restrict in any way the Master's authority to take such steps and issue such orders, whether or not they are in accordance with the contents of the Procedures, considered necessary for the preservation of life, the safety of the Vessel and cargo and the protection of the environment from pollution.
Isi proses dan prosedur tidak membatasi dengan cara apa pun wewenang Nakhoda untuk mengambil langkah-langkah tersebut dan mengeluarkan perintah tersebut, apakah sesuai dengan isi Prosedur atau tidak, yang dianggap perlu untuk pelestarian kehidupan, keselamatan Kapal dan kargo dan perlindungan lingkungan dari polusi.
CONTROL OF THIRD PARTIES DOCUMENTS
KONTROL DOKUMEN PIHAK KETIGA
The responsibility to provide for the libraries established by International and National mandatory regulations to be retained ashore as well as on board the managed Vessels is assigned to the HSE-Q Dept. and Head of Technical & Operation as competence which shall assure, through appropriate contacts with the concerned bodies or agencies, that such documents are promptly available and updated.
Tanggung jawab untuk menyediakan perpustakaan yang didirikan oleh peraturan wajib Internasional dan National untuk disimpan di darat serta di atas kapal yang dikelola ditugaskan kepada Departemen HSE-Q. dan Kepala Teknis & Operasi sebagai kompetensi yang akan memastikan, melalui kontak yang tepat dengan badan atau lembaga terkait, bahwa dokumen-dokumen tersebut segera tersedia dan diperbarui.
The Group has supplied the interested departments and all managed Vessels with an Index of publications containing all the mandatory rules and regulations, documents, books, drawings, manuals, etc. available to the personnel. These publications shall be kept in identified locations where they can be easily consulted by the personnel.
Grup telah memasokepartment yang berkepentingan dan semua Kapal yang dikelola dengan Indeks publikasi yang berisi semua aturan dan regulasi wajib, dokumen, buku, gambar, manual, dll yang tersedia untuk personel. Publikasi ini harus disimpan di lokasi yang diidentifikasi di mana mereka dapat dengan mudah dikonsultasikan oleh personel.
Furthermore, Head of Technical & Operation is responsible to maintain updated the technical documentation of the managed vessels (drawings, plans, operating manuals, etc.) as necessary to provide for the maintenance of vessels and adequate support in case of contingency.
Selanjutnya, Kepala Teknis & Operasi bertanggung jawab untuk memelihara dokumentasi teknis kapal yang dikelola (gambar, rencana, manual operasi, dll.) yang diperlukan untuk menyediakan pemeliharaan kapal dan dukungan yang memadai jika terjadi kontingensi.
The Company ensures that statutory regulations approved by national or international Bodies, IMO Conventions and maritime industry guidelines relevant to safety and protection of the environment, are immediately available on board and at the ashore Office.
Perseroan memastikan bahwa peraturan perundang-undangan yang disetujui oleh Badan nasional atau internasional, Konvensi IMO dan pedoman industri maritim yang relevan dengan keselamatan dan perlindungan lingkungan, segera tersedia di atas kapal dan di Kantor darat.
The documents are made available on board Vessels and at the ashore Office.
Dokumen-dokumen tersebut tersedia di atas kapal dan di Kantor darat.
These documents have to be maintained, with their relevant lists, and are taken into consideration by the Vessel board personnel for instruction and consultation when performing their duties and by the shore based personnel when developing procedures and instructions for the safe operation of Vessels and pollution prevention.
Dokumen-dokumen ini harus dipelihara, dengan daftar yang relevan, dan dipertimbangkan olehpersonel dewan Kapal untuk instruksi dan konsultasi saat melakukan tugas mereka dan oleh personel yang berbasis di pantai ketika mengembangkan prosedur dan instruksi untuk pengoperasian Kapal yang aman dan pencegahan polusi.
The Master, Chief Engineer and other Officers as applicable have to maintain those documents relevant to their department or responsibility so that they are always and easily available to the Vessel's personnel.
Nakhoda, Kepala Insinyur dan Perwira lainnya sebagaimana berlaku harus memelihara dokumen-dokumen yang relevan dengan departemen atau tanggung jawab mereka sehingga selalu dan mudah tersedia untuk personel Kapal.
The on board library as well as the technical documents are checked for completeness and updating by the concerned Superintendent.
Perpustakaan on board serta dokumen teknis diperiksa kelengkapannya dan diperbarui oleh Pengawas yang bersangkutan.
Procedures “DOC-01 AIMS Documents Management”, and “MGT-06.1 Legal and other Requirements” describe the method and responsibility for review, adoption, release and distribution of external documents.
Prosedur "DOC-01 AIMS Manajemen Dokumen", dan "MGT-06.1 Persyaratan Hukum dan lainnya" menjelaskan metode dan tanggung jawab untuk peninjauan, adopsi, rilis, dan distribusi dokumen eksternal.
CONTROL OF RECORDS
KONTROL CATATAN
Records are maintained to demonstrate conformance to specified requirements, both internal and external, (including the Safety, OH&S and the environmental performance requirements, as applicable) and the effective operation of the ISM & HSE-Q system. The records are kept in paper and/or electronic form and include inspections and tests and pertinent quality records from companies’ subcontractors.
Catatan disimpan untuk menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan yang ditentukan, baik internal maupun eksternal, (termasuk Keselamatan, K3 & S dan persyaratan kinerja lingkungan, sebagaimana berlaku) dan pengoperasian sistem ISM & HSE-Q yang efektif. Catatan disimpan dalam bentuk kertas dan/atau elektronik dan mencakup inspeksi dan pengujian sertacatatan kualitas yang relevan dari subkontraktor perusahaan.
All the ISM & HSE-Q processes and procedures determine the records that need to be maintained and indicates the department responsible for keeping them. Records may be in the form of any type of media, such as hard copy or electronic media.
Semua proses dan prosedur ISM & HSE-Q menentukan catatan yang perlu dipelihara dan menunjukkan departemen yang bertanggung jawab untuk menyimpannya. Catatan dapat berupa jenis media apa pun, seperti hard copy atau media elektronik.
All records shall be legible, readily identifiable, and traceable to the activity, product or service involved.
Semua catatan harus terbaca, mudah diidentifikasi, dan dapat dilacak ke aktivitas, produk, atau layanan yang terlibat.
Procedure “DOC-02 - Control and Filing of HSE-Q Records” defines the controls needed for the identification, storage, maintenance and the required retention time of records, so that they are readily retrievable and protected against damage, deterioration or loss. A proper procedure defines the controls for the protection and unauthorized alteration of records maintained in electronic form.
Prosedur "DOC-02 - Kontrol dan Pengarsipan HSE-Q Records" mendefinisikan kontrol yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, dan waktu penyimpanan catatan yang diperlukan, sehingga mudah diambil dan dilindungi dari kerusakan, kerusakan, atau kehilangan. Prosedur yang tepat mendefinisikan kontrol untuk perlindungan dan perubahan catatan yang tidak sah yang disimpan dalam bentuk elektronik.
Each department onboard and ashore maintains the records under its responsibility in compliance with the instructions of the procedure “DOC-02 - Control and Filing of HSE-Q Records”.
Setiap departemen di atas dan di darat memelihara catatan di bawah tanggung jawabnya sesuai dengan instruksi prosedur "DOC-02 - Kontrol dan Pengarsipan HSE-Q Records".
The appropriate records shall be made available, when necessary and upon request, to auditors of the certification Authority, Classification Society surveyors and Port & Flag authorities in order to demonstrate compliance with the requirements of the corresponding management standard(s).
Catatan yang sesuai harus tersedia, bila diperlukan dan atas permintaan, kepada auditor Otoritas sertifikasi, surveyor Classification Society dan otoritas Port & Flag untuk menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan standar manajemen yang sesuai.
Where agreed contractually, records shall be made available for examination by the customer (or his representative) for the agreed period.
Jika disepakati secara kontrak, catatan harus tersedia untuk diperiksa oleh pelanggan (atau perwakilannya) untuk jangka waktu yang disepakati.
COMMUNICATIONS
KOMUNIKASI
Internal communications among the various levels of organization and communications between Companies, managed Vessels and other third parties (including vendors and visitors), are controlled in order to ensure that the right information reaches the appropriate persons at the right time.
Komunikasi internal antara berbagai tingkat organisasi dankomunikasi antara Perusahaan, Kapal yang dikelola dan pihak ketiga lainnya (termasuk vendor dan pengunjung), dikendalikan untuk memastikan bahwa informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat.
All outgoing communication is timely processed, and recorded prior to transmission.
Semua komunikasi keluar diproses tepat waktu, dan dicatat sebelum transmisi.
The language used for communication between Vessel and shore-based management is the English language. All involved personnel is required to have an adequate (written/oral) knowledge of English.
Bahasa yang digunakan untuk komunikasi antara Kapal dan manajemen berbasis pantai adalah bahasa Inggris. Semua personel yang terlibat diharuskan memiliki pengetahuan bahasa Inggris yang memadai (tertulis/lisan).
A constant flow of standard information is communicated from the vessel to the office in accordance with relevant reporting procedures. These data are constantly monitored by the relevant departments.
Aliran informasi standar yang konstan dikomunikasikan dari kapal ke kantor sesuai dengan prosedur pelaporan yang relevan. Data ini terus dipantau oleh departemen terkait.
All communications relevant to the OH&S, environmental and quality aspects and the effectiveness of the AIMS are properly diffused and controlled in accordance with procedures “COM-01 HSE-Q Internal and external communication”. PT Asian Bulk Logistics shall provide sufficient information about its significant environmental aspect, upon request, to any interested party, to the extend that this information is not considered confidential for commercial, legal or know-how.
Semua komunikasi yang relevan dengan K3 & S, aspek lingkungandan kualitas serta efektivitas AIMS disebarkan dan dikendalikan dengan benar sesuai dengan prosedur "COM-01 HSE-Q Komunikasi internal dan eksternal". PT A sian Bulk Logisticsharus memberikan informasi yang memadai tentang aspek lingkungannya yang signifikan, atas permintaan, kepada pihak yang berkepentingan, sejauh informasi ini tidak dianggap rahasia untuk komersial, hukum atau pengetahuan.
Every communication about environmental aspects, is recorded and documented in the Management review’s report.
Setiap komunikasi tentang aspek lingkungan, dicatat dan didokumentasikan dalam laporan tinjauan Manajemen.
OH&S PARTICIPATION AND CONSULTATION
PARTISIPASI DAN KONSULTASI OH&S
The procedure “COM-01 HSE-Q Internal and external communication” describes how to ensure:
Prosedur "COM-01 HSE-Q Komunikasi internal dan eksternal" menjelaskan cara memastikan:
The participation of workers through:
Partisipasipekerja melalui:
Proper involvement in hazard identification, risk assessment and definition of controls;
Keterlibatan Proper dalam identifikasi bahaya, penilaian risikodan definisikontrol;
Proper involvement in accident investigation;
Keterlibatan Proper dalam investigasi kecelakaan;
Involvement in the development and review of the HSE-Q policy and objectives;
Sayaterlibatdalam pengembangan danpeninjauankebijakan dan tujuan HSE-Q;
Consultation where there are changes which affect their HSE-Q;
Consultasidi mana adaperubahan yang memengaruhiHSE-Q mereka;
Representation on HSE-Q.
RepresentasitentangHSE-Q.
The same procedure sets out how the organization informs workers about the provisions relating to their participation, including consultation with contractors, where there are changes which affect their HSE-Q.
Prosedur yang sama menetapkan bagaimana organisasi memberi tahu pekerja tentang ketentuan yang berkaitan dengan partisipasi mereka, termasuk konsultasi dengan kontraktor, di mana ada perubahan yang memengaruhi HSE-Q mereka.
MONITORING, MEASUREMENT, VERIFICATION, REVIEW AND EVALUATION
PEMANTAUAN, PENGUKURAN, VERIFIKASI, PENINJAUAN DAN EVALUASI
GENERAL PROVISIONS
KETENTUAN UMUM
The organization has established and implements measures for monitoring measurement, analysis and improvement in order to ensure conformity, efficiency and effectiveness of the AIMS, to demonstrate and asses the conformity of the services, to continually improve the effectiveness of the management system.
Organisasi telah menetapkan danmenerapkan langkah-langkah untuk memantau pengukuran, analisis dan peningkatan untuk memastikan kesesuaian, efisiensi dan efektivitas AIMS, untuk menunjukkan dan menilai kesesuaian layanan, untuk terus meningkatkan efektivitas sistem manajemen.
Such measures include, but are not limited to:
Langkah-langkah tersebut termasuk, tetapi tidak terbatas pada:
Internal audits, including the managed Vessels evaluation of compliance with environmental performances;
Auditinternal, termasuk evaluasi Kapal yang dikelola terhadap kepatuhan terhadap kinerja lingkungan;
Systematic approach for measuring and monitoring HSE-Q performances on a regular basis;
Pendekatan S ystematic untuk mengukur dan memantau kinerja HSE-Q secara teratur;
Monitoring and measurement of processes and services;
Monitoring dan pengukuran proses dan layanan;
Inspections and surveys;
Sayamelihatdan mensurveis;
Control of non-conformities;
Control ketidaksesuaian;
Analysis, corrective & preventive actions and improvement.
Analisisdan tindakan korektif & pencegahan dan peningkatan.
AUDITS PLANNING AND SCHEDULING
PERENCANAAN DAN PENJADWALAN AUDIT
The Company has established measures for planning and implementing internal safety, quality, environmental audits, including the managed Vessels, to verify whether the AIMS complies with the applicable requirements of the reference standards (ISM, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), is effectively implemented, maintained and updated, and is adequate in achieving the established objectives.
Perseroan telah menetapkan langkah-langkah untuk perencanaan dan penerapanaudit keselamatan, kualitas, lingkungan internal, termasuk Kapal yang dikelola, untuk memverifikasi apakah AIMSmemenuhi persyaratan yang berlaku dari standar referensi (ISM, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), secara efektif diimplementasikan, dipelihara dan diperbarui, dan memadai dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.
HSE-Q Dept. defines an annual audit program covering all the areas/processes affecting the ISM & HSE-Q system, including the managed Vessels.
Departemen HSE-Q mendefinisikan program audit tahunan yang mencakup semua bidang/proses yang memengaruhi sistem ISM & HSE-Q, termasuk Kapal yang dikelola.
The program shall define:
Program ini akan mendefinisikan:
the areas/processes and/or the vessels to be audited;
area/proses dan/atau kapal yang akan diaudit;
the audit schedule (including criteria, frequency and modalities);
jadwal audit (termasuk kriteria, frekuensi dan modalitas);
the assigned auditor(s) (respecting the fairness).
auditor yang ditugaskan (menghormati keadilan).
The planning shall take into account the status and the importance of the areas/processes to be audited and the results of the previous audits.
Perencanaan harus mempertimbangkan status dan pentingnya area/proses yang akan diaudit dan hasil audit sebelumnya.
The program shall be approved by the Technical & Operation Dept. Head.
Program ini harus disetujui oleh Departemen Teknis & Operasi. Kepala.
Internal Audits Implementation
Pelaksanaan Audit Internal
Internal audit ashore and on board shall be carried out as per above statements.
Audit internal di darat dan di atas kapal harus dilakukan sesuai dengan pernyataan di atas.
Internal audits ashore
Audit internal di darat
Internal audits are assigned to personnel duly trained and qualified for auditing, with thorough knowledge of the HSE-Q, independent of those having direct responsibility for the activity being audited.
Audit internal ditugaskan kepada personel yang terlatih dan memenuhi syarat untuk audit, dengan pengetahuan menyeluruh tentang HSE-Q, terlepas dari mereka yang memiliki tanggung jawab langsung atas kegiatan yang sedang diaudit.
Assigned auditor is responsible for:
Auditor yang ditugaskan bertanggung jawab untuk:
carrying out the audit, taking into account the available information related to the involved area, including the results of previous audits;
melakukan audit, dengan mempertimbangkan informasi yang tersedia terkait dengan bidang yang terlibat, termasuk hasil audit sebelumnya;
issuing an audit report pointing out the findings;
mengeluarkan laporan audit yang menunjukkan temuan tersebut;
issuing, if needed, corrective action requests and following up their implementation.
menerbitkan, jika diperlukan,permintaan tindakan curtif dan menindaklanjuti implementasinya.
Audits are carried out using appropriate check-lists and/or the applicable operating procedures.
Audit dilakukan dengan menggunakan daftar periksa yang sesuai dan/atau prosedur operasi yang berlaku.
Audit reports, and possible corrective actions, are agreed with and forwarded to the Heads of Department for action; copy of the report is sent to the Technical & Operation Dept. Head/DPA in case of ashore audits, for information and to be filed and recorded.
Laporan audit, dan kemungkinan tindakan korektif, disepakati dan diteruskan ke Kepala Departemen untuk ditindaklanjuti; salinan laporan dikirim ke Kepala Departemen Teknis & Operasi/DPAdalam hal audit darat, untuk informasi dan untuk diajukan dan dicatat.
The responsible of the audited area shall provide for timely implementation of the corrective actions as established.
Penanggung jawab area yang diaudit harus menyediakan pelaksanaan tepat waktu dari tindakan proses pemulihan sebagaimanaditetapkan.
On-board audits
Audit on-board
Onboard audits are conducted as aforesaid with the following adjustment.
Audit onboard dilakukan sebagaimana disebutkan di atas dengan penyesuaian sebagai berikut.
The assigned auditor may be a HSE-Q Dept. person or a Superintendent non involved in the management of the audited Vessel, duly trained and qualified for auditing, and with thorough knowledge of the HSE-Q applicable on board.
Auditor yang ditugaskan dapat berupa orang Departemen HSE-Q atau Pengawas yang tidak terlibat dalam pengelolaan Kapal yang diaudit, terlatih dan memenuhi syarat untuk audit, dan dengan pengetahuan menyeluruh tentang HSE-Q yang berlaku di kapal.
Audit report, and possible corrective actions, are agreed with and handed to the Master for action; copy of the report is sent to the Technical & Operation Dept. Head/DPA for information.
Laporan audit, dan kemungkinan tindakan korektif, disepakati dan diserahkan kepada Master untuk ditindaklanjuti; salinan laporan dikirim ke Kepala Departemen Teknis & Operasi/DPA untuk informasi.
Audit reports are filed by the HSE-Q Dept. and by the Master for any further review.
Laporan audit diajukan oleh Departemen HSE-Q dan oleh Master untuk ditinjau lebih lanjut.
Other audits
Audit lainnya
In addition to those scheduled, unplanned internal audits can be carried out when:
Selain yang dijadwalkan, audit internal yang tidak direncanakan dapat dilakukan ketika:
the analysis of non-conformities, accidents, incidents, failures and hazardous situations shows systematic deficiencies in specific areas;
analisis ketidaksesuaian, kecelakaan, insiden, kegagalan, dan situasi berbahaya menunjukkan kekurangan sistematis di area tertentu;
important claims are made by a Client;
klaim penting dibuat oleh Klien;
important changes occurred in the Companies organization or operation;
perubahan penting terjadi dalam organisasi atau operasi Perusahaan;
it is necessary to investigate specific aspects of the management service.
Penting untuk menyelidiki aspek-aspek spesifik dari layanan manajemen.
These audits are carried out and documented following the same criteria as above, but for the use of appropriate check lists oriented to the specific aspects to be audited.
Audit ini dilakukan dan didokumentasikan mengikuti kriteria yang sama seperti di atas, tetapi untuk penggunaan daftar periksa yang sesuai yang berorientasi pada aspek-aspek spesifik yang akan diaudit.
Furthermore Suppliers of products and services, Vendors as well as Crewing Agencies are also audited periodically or in case of serious inadequacy of service, following the same modalities aforesaid.
Selanjutnya Pemasok produk dan layanan, Vendor serta Agen Crewing juga diaudit secara berkala atau jika terjadi ketidakcukupan layanan yang serius, mengikuti modalitas yang sama di atas.
Audit preparation
Persiapan audit
The lead auditor conducts the audit, prepares the Audit Report including audit findings, and fills in any necessary Non Conformity Report forms defining non conformities, decided corrective actions and agreed completion dates, describing any considered recommendations.
Auditor utama melakukan audit, menyiapkan Laporan Audit termasuk temuan audit, dan mengisi formulir Laporan Non Kesesuaian yang diperlukan yang mendefinisikan non conformities, memutuskan tindakan korektif dan tanggal penyelesaian yang disepakati, menjelaskan setiap rekomendasi yang dipertimbangkan.
Copies of these reports are transmitted to the Company/Department Head, as applicable, and the original is delivered to the HSE-Q Department.
Salinan laporan ini dikirimkan ke Kepala Perusahaan/Departemen, sebagaimana berlaku, dan aslinya dikirimkan ke Departemen HSE-Q.
HSE-Q Dept. notifies the results of audit to the responsible Company/Department Head and requests performance of needed corrective actions within the scheduled dates or rescheduling and written confirmation of their completion.
Departemen HSE-Q memberitahukan hasil audit kepada Perusahaan/Kepala Departemen yang bertanggung jawab dan meminta pelaksanaan tindakan korektif yang diperlukan dalam tanggal yang dijadwalkan atau penjadwalan ulang dan konfirmasi tertulis tentang penyelesaiannya.
If decided by the HSE-Q Dept. Head, verification of corrective actions is made by the lead auditor or a designated representative.
Jika diputuskan oleh Kepala Departemen HSE-Q, verifikasi tindakan korektif dilakukan oleh auditor utama atau perwakilan yang ditunjuk.
Audit records, including Audit Report, Non Conformity Reports and any applicable correspondence or attachments are filed by the HSE-Q Dept. Head, collected in binders per department, and are maintained by the HSE-Q Dept. Head as defined in the relevant procedure.
Catatan audit, termasuk Laporan Audit, Laporan Non Kesesuaian dan korespondensi atau lampiran yang berlaku diajukan oleh Kepala Departemen HSE-Q, dikumpulkan dalam pengikat per departemen, dan dikelola oleh Kepala Departemen HSE-Qsebagaimana didefinisikan dalam prosedur yang relevan.
The internal audit will be performed according to “MGT-03 Internal Audit”
Audit internal akan dilakukan sesuai dengan "Audit Internal MGT-03"
MONITORING AND MEASUREMENT OF PROCESSES AND SERVICES
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN PROSES DAN LAYANAN
Processes and services are controlled and continuously assessed by the concerned Head of Dept through:
Proses dan layanan dikendalikan dan terus dinilai oleh Kepala Departemen yang bersangkutan melalui:
as regards the contract management, the monitoring, at appropriate stages, of the operative personnel and the evaluation of the results as well as the monitoring and measurement, where applicable, of the fulfilment of the contract requirements;
sehubungan dengan manajemen kontrak, pemantauan, pada tahap yang sesuai, personel operasi dan evaluasi hasil serta pemantauan dan pengukuran, jika berlaku, pemenuhan persyaratan kontrak;
as regards the Vessel management, the monitoring of the Superintendents’ and Company’s representatives inspection activities, the analysis and control of the technical and operative performances and running costs;
sehubungan dengan manajemen Kapal, pemantauan kegiatan inspeksi perwakilan Pengawas dan Perusahaan, analisis dan pengendalian kinerja teknis dan operasi serta biaya operasional;
as regards the HSE-Q implementation, the monitoring and evaluation of the internal audits and audits carried out by third parties, such as National Bodies, Port State Authorities, Charterers, etc.);
sehubungan dengan penerapan HSE-Q, pemantauan dan evaluasi audit internal dan audit yang dilakukan oleh pihak ketiga, seperti Badan Nasional, Otoritas Negara Pelabuhan, Penyewa, dll.);
the verification of reports and follow up actions.
verifikasi laporan dan tindakan tindak lanjut.
Such actions are properly documented and/or recorded by authorised personnel to demonstrate the compliance of the results with the applicable requirements.
Tindakan tersebut didokumentasikan dengan benar dan/atau dicatat oleh personel yang berwenang untuk menunjukkan kepatuhan hasil dengan persyaratan yang berlaku.
Additional specific monitoring, measurement, Key Performance Indicators and inspection activities are described in the relevant Process.
Pemantauan, pengukuran, Indikator Kinerja Utama, dan kegiatan inspeksi khusus tambahan dijelaskan dalam Proses yang relevan.
When the process fail to reach the expected results, corrections and/or corrective actions must be carried out, in order to assure the conformance of the service.
Ketika proses gagal mencapai hasil yang diharapkan, koreksi dan/atau tindakan korektif harus dilakukan, untuk memastikan kesesuaian layanan.
By collecting, recording and reviewing the process KPIs the Company monitors the trend of main production processes and their capability to attain planned results, and identifies the actions necessary to improve the system and to ensure conformity of supplied services to applicable requirements.
Dengan mengumpulkan, mencatat, dan meninjau KPI proses , Perusahaan memantau tren proses produksi utama dan kemampuannya untuk mencapai hasil yang direncanakan, dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan sistem dan untuk memastikan kesesuaian layanan yang disediakan dengan persyaratan yang berlaku.
Data necessary for demonstrating suitability and effectiveness of the AIMS system are collected and analysed by the Head of Technical & Operation and their analysis is supplied to the Company Management on occasion of AIMS review meetings, to help identification of actions needed for improving the operation of the quality system.
Data yang diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian dan efektivitas sistem AIMS dikumpulkan dandianalisis oleh Kepala Teknis & Operasi dan analisisnya diberikan kepada Manajemen Perusahaan pada kesempatan pertemuan tinjauan AIMS, untuk membantu identifikasi tindakan yang diperlukan untuk meningkatkan pengoperasian sistem mutu.
Records are maintained by the responsible departments as defined in the relevant procedure.
Catatan disimpan oleh departemen yang bertanggung jawab sebagaimana didefinisikan dalam prosedur yang relevan.
MONITORING AND MEASUREMENT OF ENVIRONMENTAL and OH&S PERFORMANCE
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA LINGKUNGAN DAN OH & S
The organization has established and documented, and implement a procedure to monitor and measure the enviromnmental and OH&S performance on a regular basis.
Organisasitelah menetapkan danmendokumentasikan, dan menerapkan proseduruntukmemantaudan mengukur kinerja lingkungan dan OH & S secara teratur.
This procedure refers to all the monitoring activities that include:
Prosedur inimengacu padasemuakegiatan pemantauan yangmeliputi:
both qualitative and quantitative measures, appropriate to the needs of the 'Organization;
baik ukuran kualitatif maupunkuantitatif, sesuai dengan kebutuhanOrganisasi;
monitoring of the achievement of the enviromnmental and OH&S objectives;
pemantauan pencapaian tujuan lingkungan dan OH & S;
monitoring of the effectiveness of controls;
pemantauan efektivitaskontrol;
pro-active measures of performance monitoring the compliance to program, controls and operational criteria;
langkah-langkah proaktifpemantauan kinerja kepatuhan terhadapprogram, kontrol dankriteria operasional;
response measures of performance that monitor diseases, accidents (including injuries), and other historical evidence of enviromnmental and OH&S performance deficiencies;
ukuran responskinerja yangmemantaupenyakit, kecelakaan (termasuk cedera), danbukti historis lainnya dari kekurangan kinerja lingkungan dan OH & S;
recording of data and results of monitoring and measurement sufficient to facilitate analysis of corrective and preventive actions.
pencatatan datadan hasil pemantauandan pengukuranyang cukup untukmemudahkananalisistindakankorektif dan pencegahan.
When equipment is required to monitor or measure enviromnmental and OH&S, the organization states in procedure or in the instructions the methods of calibration and maintenance of these instruments, when appropriate.
Ketikaperalatandiperlukanuntuk memantau ataumengukur lingkungan dan OH & S, organisasimenyatakandalamprosedur ataudalam instruksimetodekalibrasi danpemeliharaaninstrumen ini, bila sesuai.
Records of calibration and maintenance activities are preserved.
Catatan kegiatankalibrasidanpemeliharaan disimpan.
INSPECTIONS AND SURVEYS
INSPEKSI DAN SURVEI
National and international regulations as well as classification Society rules foresee periodical or unscheduled vessel surveys in order to ascertain the efficiency of the Vessels and the condition of their structure, machinery, systems and equipment.
Peraturan nasional dan internasional serta klasifikasi Aturan Masyarakat meramalkan survei kapal berkala atau tidak terjadwal untuk memastikan efisiensi Kapaldan kondisi struktur, mesin, sistem dan peralatannya.
In addition to these mandatory surveys, there are also those of Charterers and Insurers intended to verify the Vessel's suitability for specific trades, condition of maintenance, training and certification of the crew and the PT Asian Bulk Logistics standard of management.
Selain survei wajib tersebut, ada juga survei Penyewa dan Penanggung yang dimaksudkan untuk memverifikasi kesesuaian Kapal untuk perdagangan tertentu, kondisi perawatan, pelatihan dan sertifikasi awak kapal dan standar manajemen PT Asian Bulk Logistics.
Moreover, the Company has established an inspection program to ascertain both the general good condition of the Vessel and the correct performance of the duties assigned to the Vessel personnel as well as compliance with the procedures established by the AIMS
Selain itu, Perusahaan telah menetapkan program inspeksi untuk memastikan kondisi baik Kapal secara umum dan kinerja yang benar dari tugas yang diberikan kepada personel Kapal serta kepatuhan terhadap prosedur yang ditetapkan oleh AIMS
Company Inspections
Inspeksi Perusahaan
The Head of Technical & Operation monitors the performances of the Company and seagoing personnel through daily discussions and meetings with the Superintendents, the Purchase Coordinator and DPA, and through review of:
Kepala Teknis & Operasi memantau kinerja Perusahaan dan personel pelayaran melalui diskusi dan pertemuan harian dengan Pengawas, Koordinator Pembelian dan DPA, dan melalui peninjauan:
occurrences and actions,
kejadian dan tindakan,
audits and other reports,
audit dan laporan lainnya,
inspection reports,
laporan inspeksi,
vessel’s documents and certificates,
dokumen dan sertifikat kapal,
purchasing process.
proses pembelian.
The crew and manning agents performance is monitored by the Vessel Superintendents and DPA during their inspections or audits onboard Vessels and at manning agents head quarters by the Head of Technical & Operation through the review of the inspection and audit reports and the Appraisal Cards transmitted to the Company by Masters.
Kinerja awak kapal dan agen personel dipantau oleh Pengawas Kapal dan DPA selama inspeksi atau audit mereka di atas kapal dan di kantor pusat agen personel oleh Kepala Teknis & Operasi melalui peninjauan laporan inspeksi dan audit dan Kartu Penilaian yang dikirimkan ke Perusahaan oleh Masters.
General Provisions
Ketentuan Umum
The Company is responsible for ensuring that the managed Vessels are maintained in conformity with the provisions of mandatory rules and regulations and Company directives, and recognizes the importance of regular inspections by shore-based personnel to verify the actual condition of the Vessel and its equipment. For this purpose, has been established programs of periodic routine inspections and checks.
Perusahaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Kapal yang dikelola dipelihara sesuai dengan ketentuan peraturan dan peraturan wajib dan arahan Perusahaan, dan menyadari pentingnya inspeksi rutin oleh personel berbasis pantai untuk memverifikasi kondisi aktual Kapal dan peralatannya. Untuk tujuan ini, telah ditetapkan program inspeksi dan pemeriksaan rutin berkala.
Inspection intervals are established in accordance with Company specific procedures.
Interval inspeksi ditetapkan sesuai dengan prosedur khusus Perusahaan.
The inspections and tests to be carried out include but are not limited to:
Inspeksi dan pengujian yang akan dilakukan meliputi namun tidak terbatas pada:
identification of critical equipment to be periodically inspected and/or tested by Vesselboard personnel and inspected by the Company’s Superintendents;
identifikasi peralatan penting yang akan diperiksa dan/atau diuji secara berkala oleh personel board Kapal dan diperiksa oleh Pengawas Perusahaan;
planning of routine technical and safety inspections and tests to be carried out by ashore and/or Vesselboard personnel;
perencanaan inspeksi dan pengujian teknis dan keselamatan rutin yang akan dilakukan oleh personel di darat dan/atau kapal kapal;
provision of instructions and technical support and assistance to the Vesselboard personnel to remove non conformities discovered during the inspections;
penyediaan instruksi dan dukungan teknis serta bantuan kepada personel dewan Kapal untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan selama pemeriksaan;
assessment that the above instructions are being followed correctly;
penilaian bahwa instruksi di atas diikuti dengan benar;
analysis and evaluation of bunker, lube oil, waters, etc. characteristics;
analisis dan evaluasi karakteristik bunker, minyak pelumas, perairan, dll;
reports of accidents, failures, non-conformities and near misses.
laporan kecelakaan, kegagalan, ketidaksesuaian dan nyaris kecelakaan.
Responsibility
Tanggung jawab
The inspections are carried out by personnel having adequate qualification and experience.
Inspeksi dilakukan oleh personel yang memiliki kualifikasi dan pengalaman yang memadai.
During the inspection of the vessel, the assigned personnel shall also examine the Vessel Log books.
Selama inspeksi kapal, personel yang ditugaskan juga harus memeriksa buku Log Kapal.
Safety inspections of the vessel and equipment
Inspeksi keselamatan kapal dan peralatan
These are carried out with an established periodicity, according to vessel’s availability to verify that:
Ini dilakukan dengan periodisitas yang ditetapkan, sesuai dengan ketersediaan kapal untuk memverifikasi bahwa:
certificates and documents are still valid;
sertifikat dan dokumen masih berlaku;
life saving and fire-fighting arrangements and appliances, navigational aids, communication and steering gear equipment are in satisfactory conditions and that the periodic inspections, controls, tests and drills are regularly carried out by the Vesselboard personnel;
pengaturan dan peralatan penyelamatan jiwa dan pemadam kebakaran, alat bantu navigasi, peralatan komunikasi dan roda kemudi berada dalam kondisi yang memuaskan dan bahwa inspeksi berkala, kontrol, pengujian, dan latihan secara teratur dilakukan oleh personel dewan Kapal;
the general condition of the cargo gear, pollution prevention arrangements, galley, stores, accommodation, infirmary and pharmacy is good;
kondisi umum perlengkapan kargo, pengaturan pencegahan polusi, dapur, toko, akomodasi, rumah sakit dan apotek baik;
the personnel are familiar with the Vessel and trained to perform the duties assigned to them.
personel akrab dengan Kapal dan dilatih untuk melaksanakantugas yang diberikan kepada mereka.
In addition DPA systematically performs internal audits on the Safety Management System on board Vessels in order to verify its correct implementation, to detect any weakness and to evidence any actions to be performed for its improvement.
Selain itu, DPA secara sistematis melakukan audit internal pada Sistem Manajemen Keselamatan di atas kapal untuk memverifikasi implementasinya yang benar, untuk mendeteksi kelemahan dan untuk membuktikan setiap tindakan yang harus dilakukan untuk perbaikannya.
Technical Inspection of the vessel and equipment
Inspeksi Teknis kapal dan peralatan
These are carried out with an established periodicity, according to vessel’s availability to verify:
Ini dilakukan dengan periodisitas yang ditetapkan, sesuai dengan ketersediaan kapal untuk memverifikasi:
the general condition of the Vessel
kondisi umum Kapal
the records of maintenance and inspections
catatan pemeliharaan dan inspeksi
the cargo system
Sistem C Argo
the maintenance work
Pekerjaan CE pemeliharaan
the periodic inspections, controls and tests are regularly carried out
Inspeksi berkala, kontrol, dan pengujian dilakukan secara teratur
the engine room, steering gear room, the emergency generator and battery rooms, the paint room, etc..
ruang mesin, ruang roda kemudi, generator darurat dan ruang baterai, ruang cat, dll..
certificates and documents are valid
Sertifikat dan dokumen masih berlaku
lifesaving and fire-fighting arrangements and appliances, navigational aids, communication and steering gear equipment are in satisfactory conditions and that the periodic inspections, controls, tests and drills are regularly carried out by the Vesselboard personnel
Pengaturan dan peralatan penyelamatan jiwa dan pemadam kebakaran, alat bantu navigasi, peralatan komunikasi dan roda kemudi berada dalam kondisi yang memuaskan dan bahwa inspeksi, kontrol, pengujian, dan latihan berkala dilakukan secara teratur oleh personel dewan Kapal
the general condition of the cargo gear, pollution prevention arrangements, galley, stores, accommodation, infirmary and pharmacy
kondisi umum perlengkapan kargo, pengaturan pencegahan polusi, dapur, toko, akomodasi, rumah sakit dan apotek
the personnel are familiar with the Vessel and trained to perform the duties assigned to them
personel akrab dengan Kapal dan dilatih untuk melaksanakantugas yang diberikan kepada mereka
The Company recognises the importance of regular inspections by shore-based personnel to verify the actual maintenance conditions of the Vessel and its equipments.
Perusahaan menyadari pentingnya inspeksi rutin oleh personel yang berbasis di pantai untuk memverifikasi kondisi pemeliharaan aktual Kapal dan peralatannya.
The inspections are carried out in accordance with a documented procedure by Superintendents who have adequate technical qualification and experience and are arranged so that the maintenance and operating status of the Vessel and her equipment can be checked in a time period of about one year (ref. Operating Procedures).
Inspeksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang didokumentasikan oleh Pengawas yang memiliki kualifikasi dan pengalaman teknis yang memadai dan diatur sedemikian rupa sehingga status pemeliharaan dan pengoperasian Kapal dan peralatannya dapat diperiksa dalam jangka waktu sekitar satu tahun (ref.
Routine inspections and tests
Inspeksi dan pengujian rutin
The Vesselboard personnel is required to perform planned inspections and tests on the Vessel structure as well as on the equipment and machinery essential for navigation, safety, environmental protection and Vessel's service.
Personel Kapal diharuskan untuk melakukan inspeksi dan pengujian yang direncanakan pada struktur Kapal serta pada peralatan dan mesin yang penting untuk navigasi, keselamatan, perlindungan lingkungan dan layanan Kapal.
These inspections and tests are performed in accordance with established schedules and are recorded on standard forms and check lists.
Inspeksi dan pengujian ini dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan dan dicatat pada formulir standar dan daftar periksa.
Inspections in connection with cargo
Inspeksi sehubungan dengan kargo
According to the nature and characteristics of the cargo, during Transhipment operations some monitoring inspections and tests may be required; these shall be performed under the responsibility of the Master, in accordance with established procedures. For example in case of special types of coal periodic measurements of the temperature are performed.
Sesuai dengan sifat dan karakteristik kargo, selama operasi Transhipment beberapa inspeksi pemantauan dan pengujian mungkin diperlukan; ini harus dilakukan di bawah tanggung jawab Master, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Misalnya, dalam kasus jenis khusus pengukuran berkala batubara jikasuhu dilakukan.
Environmental Inspections
Inspeksi Lingkungan
These are carried out in conjunction with safety inspections to verify that:
Ini dilakukan bersamaan dengan inspeksi keselamatan untuk memverifikasi bahwa:
the recording of environmental performance, operational control and compliance with the planned objectives and targets are duly maintained and filed
Pencatatan kinerja lingkungan, pengendalian operasional dan kepatuhan terhadap tujuan dan target yang direncanakan dikelola dan diajukan dengan semestinya
reporting related to complaints and incidents are regularly maintained and analyzed
pelaporan terkait keluhan dan insiden secara berkala dipelihara dan dianalisis
the measuring equipment related to monitoring of environmental performance are duly maintained and calibrated
Peralatan pengukur yang terkait dengan pemantauan kinerja lingkungan dipelihara dan dikalibrasi dengan benar
recording of training, emergency preparedness and response provides evidence of conformity to the established procedures
Pencatatan pelatihan, kesiapsiagaan dan respons darurat memberikan bukti kesesuaian dengan prosedur yang ditetapkan
results of audits and reviews are available
Hasil audit dan tinjauan tersedia
results of periodically evaluation of compliance with environmental requirements are available.
Hasil evaluasi berkala kepatuhan terhadap persyaratan lingkungan tersedia.
Reporting and Filing
Pelaporan dan Pengarsipan
Any defects, malfunctioning or breakdown of machinery, systems or the vessel’s structure, which may affect the safety of the personnel, the Vessel or the pollution prevention arrangements, as well as the commercial operations, discovered during the inspections shall be promptly communicated to and relevant corrective action/plan discussed with the Master and Chief Engineer. A plan/report shall be issued and countersigned by the Master.
Setiap cacat, malfungsi atau kerusakan mesin, sistem atau struktur kapal, yang dapat memengaruhi keselamatan personel, Kapal atau pengaturan pencegahan polusi, serta operasi komersial, yang ditemukan selama inspeksi harus segera dikomunikasikan kepada dan tindakan/rencana korektif yang relevan didiskusikan dengan Master dan Chief Engineer. Rencana/laporan harus dikeluarkan dan ditandatangani oleh Master.
The Master and Chief Engineer shall keep a copy of the inspection reports and/or the list of requirements/recommendations and, where applicable, of the communication to the Companies when they have been complied with. If the recommendations implies responsibilities of the Shore Departments, the report is to be sent also to the concerned Head of Dept.
Master dan Chief Engineer harus menyimpan salinan laporan inspeksi dan/atau daftar persyaratan/rekomendasi dan, jika berlaku, komunikasi kepada Perusahaan ketika telah dipatuhi. Jika rekomendasi menyiratkan tanggung jawab Departemen Pantai, laporan tersebut harus dikirim juga ke Kepala Departemen yang bersangkutan.
Master and Chief Engineer shall assure that requirements and/or recommendations raised from the inspection are followed in a diligent manner and shall inform the ashore organization when they have been dealt with.
Master dan Chief Engineer harus memastikan bahwa persyaratan dan/atau rekomendasi yang diajukan dari inspeksi diikuti dengan rajin dan harus memberi tahu organisasi darat ketika mereka telah ditangani.
Other Inspections And Surveys
Inspeksi Dan Survei Lainnya
Class and statutory surveys
Survei kelas dan undang-undang
The surveys requested by Class and statutory regulations are to be carried out in due time so that the relevant certificates remain valid.
Survei yang diminta oleh Peraturan Kelas dan undang-undang harus dilakukan pada waktunya sehingga sertifikat yang relevan tetap berlaku.
Recommendations are to be dealt with within the time established by the Society classifying the Vessel. The list of pending recommendation for each Vessel shall be made available to the certifying authority auditor.
Rekomendasi harus ditangani dalam waktu yang ditentukan oleh Lembaga yang mengklasifikasikan Kapal. Daftar rekomendasi yang tertunda untuk setiap Kapal harus tersedia untuk auditor otoritas sertifikasi.
Port State Control (PSC) Surveys
Survei Kontrol Negara Pelabuhan (PSC)
Surveys by the Port State Authority may be performed when the Vessel is in a foreign port according to the SOLAS Convention or the "Memorandum of Understanding on Port State Control". Whenever a PSCS is carried out, the surveying Authority will hand the Vessel's Master a document (certificate or survey report) indicating any outstanding recommendations.
Survei oleh Otoritas Negara Pelabuhan dapat dilakukan ketika Kapal berada di pelabuhan asing sesuai dengan Konvensi SOLAS atau "Nota Kesepahaman tentang Kontrol Negara Pelabuhan". Setiap kali PSCS dilakukan, Otoritas survei akan menyerahkan dokumen (sertifikat atau laporan survei) kepada Nakhoda Kapal yang menunjukkan rekomendasi yang belum selesai.
In order to prevent unexpected problems the Company has decided that inspections have to be performed by the Vesselboard personnel periodically according to a provided check list.
Untuk mencegah masalah yang tidak terduga, Perusahaan telah memutuskan bahwa inspeksi harus dilakukan oleh personel Kapal secara berkala sesuai dengan daftar periksa yang disediakan.
Outstanding recommendations are to be immediately communicated to the Head of Technical & Operation/DPA and complied with within the terms established by the Port Authority.
Rekomendasi yang luar biasa harus segera dikomunikasikan kepada Kepala Teknis & Operasi/DPA dan dipatuhi dalam ketentuan yang ditetapkan oleh Otoritas Pelabuhan.
The Master shall moreover notify the Head of Technical & Operation/DPA when recommendations have been complied with.
Master juga harus memberi tahu KepalaTeknis & Operasi/DPA ketika rekomendasi telah dipatuhi.
Port State survey documentation is kept in the Vessel's "certificates file". A copy of this documentation is to be sent to the Technical Dept., with copy to the Head of Technical & Operation/DPA for information or cooperation.
Dokumentasi survei Negara Pelabuhan disimpan dalam "file sertifikat" Kapal. Salinan dokumentasi ini harus dikirim ke Departemen Teknis, dengan salinan kepada Kepala Teknis & Operasi/DPA untuk informasi atau kerjasama.
Class and statutory surveys
Survei kelas dan undang-undang
The surveys required by class and statutory regulations are to be carried out in due time so that the relevant certificates remain valid.
Survei yang diwajibkan oleh peraturan kelas dan undang-undang harus dilakukan pada waktunya agar sertifikat yang relevan tetap berlaku.
The Class Society surveyor will hand the Vessel’s Master a survey report or interim certificate or will confirm the validity of an existing certificate; these documents are transmitted to the Head of Technical & Operation.
Surveyor Class Society akan menyerahkan laporan survei atau sertifikat sementara kepada Nakhoda Kapal atau akan mengkonfirmasi keabsahan sertifikat yang ada; dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Kepala Teknis & Operasi.
P&I and Insurance Company surveys
Survei P&I dan Perusahaan Asuransi
These surveys are carried out when requested by the P&I Club or the interested Insurance Company and are always carried out by their Surveyor with attendance of a Company Superintendent.
Survei ini dilakukan ketika diminta oleh Klub P & I atau Perusahaan Asuransi yang berkepentingan dan selalu dilakukan oleh Surveyor mereka dengan kehadiran Pengawas Perusahaan.
The result of the survey shall immediately be notified to the Head of Technical & Operation.
Hasil survei harus segera diberitahukan kepada Kepala Teknis & Operasi.
Inspections in connection with cargo
Inspeksi sehubungan dengan kargo
Inspections for acceptance of cargo holds, cargo-condition and other cargo-related surveys will usually be held by independent surveyors appointed by Vesselpers or receivers and agreed under the current charter party; these inspections are performed according to surveyor's established procedures.
Inspeksi untuk penerimaan ruang kargo, kondisi kargo dan survei terkait kargo lainnya biasanya akan diadakan oleh surveyor independen yang ditunjuk oleh Vesselper atau penerima dan disepakati di bawah charter party saat ini; inspeksi ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh surveyor.
On-hire/off-hire surveys
Survei saat dipekerjakan/disewa
Surveys are carried out by Charterers’ Inspectors for verifying the general conditions of the Vessels and their equipment, at the beginning or the end of charters; the Master and Chief Engineer attend these surveys and the relevant reports are signed by the Master.
Survei dilakukan oleh Inspektur Penyewa untuk memverifikasi kondisi umum Kapal dan peralatannya, pada awal atau akhir penyewaan kapal; Master dan Chief Engineer menghadiri survei ini dan laporan yang relevan ditandatangani oleh Master.
Insurance / Charterer assessments
Penilaian asuransi / penyewa
These surveys are carried out when requested by Insurance Companies or Charterers and they are always carried out by their Inspector accompanied, when opportune, by a Superintendent from the Company.
Survei ini dilakukan ketika diminta oleh Perusahaan Asuransi atau Penyewa dan selalu dilakukan oleh Inspektur mereka yang didampingi, jika tepat, oleh Pengawas dari Perusahaan.
Recommendations found during the assessments shall be communicated to the Company office and corrected, if possible, using the Vesselboard personnel. Correction of recommendations shall be communicated to the concerned shore Department.
Rekomendasi yang ditemukan selama penilaian harus dikomunikasikan kepada Perusahaan dandiperbaiki, jika memungkinkan, menggunakan personel dewan Kapal. Koreksi rekomendasi harus dikomunikasikan kepada Departemen pantai yang bersangkutan.
Among these inspections there are also the Vessels vetting, the activity by which a charterer determines whether a vessel is suitable to be chartered, based on the information available to it. This activity, consisting of information exchange on-line, on site visits and related follow-up, is entirely managed by QHSE Dept.
Di antara inspeksi ini juga ada pemeriksaan Kapal, kegiatan di mana penyewa menentukan apakah suatu kapal layak untuk disewa, berdasarkan informasi yang tersedia untuknya. Kegiatan ini, yang terdiri dari pertukaran informasi secara online, pada kunjungan lokasi dan tindak lanjut terkait, sepenuhnya dikelola oleh QHSE Dept.
MEASUREMENT AND MONITORING OF CUSTOMER SATISFACTION
PENGUKURAN DAN PEMANTAUAN KEPUASAN PELANGGAN
The Company takes into account many sources of customer-related information to verify the customer perception as to whether the organization has fulfilled the customer requirements and needs. These sources may include:
Perusahaan memperhitungkan banyak sumber informasi terkait pelanggan untuk memverifikasi persepsi pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan dan kebutuhan pelanggan. Sumber-sumber ini mungkin termasuk:
directs communications with the customer
mengarahkan komunikasi dengan pelanggan
customer complaints/claims
Keluhan/Klaim Pelanggan
reports from Vessel command, Vessel agents, etc.
laporan dari komando kapal, agen kapal, dll.
result of audits carried out by organizations charged by the customers;
hasil audit yang dilakukan oleh organisasi yang dibebankan oleh pelanggan;
reports of internal meeting in Operation Dept. with feedback by people in direct contact with customer.
laporan rapat internal di Departemen Operasi dengan umpan balik oleh orang-orang yang berhubungan langsung dengan pelanggan.
These information are addressed to and/or collected by the Bussiness Development Dept. Head who provides for analysis and evaluation to be presented in the Annual Management Review and, if deemed opportune, in the quarterly Management Meeting.
Informasi ini ditujukan kepada dan/atau dikumpulkan oleh Kepala Departemen Pengembangan Bisnis yang menyediakan analisis dan evaluasi untuk disajikan dalam Tinjauan Manajemen Tahunan dan, jika dianggap tepat, dalam Rapat Manajemen triwulanan.
Monitoring the progress of process indicators and commercial claims will allow understanding the Client’s perception of the Company’s compliance with contractual requirements and identifying any action needed for improving this important element of the quality system.
Memantau kemajuan indikator proses dan klaim komersial akan memungkinkan pemahaman persepsi Klien tentang kepatuhan Perusahaan terhadap persyaratan kontraktual dan mengidentifikasi tindakan apa pun yang diperlukan untuk meningkatkan elemen penting dari sistem mutu ini.
MANAGEMENT REVIEW
TINJAUAN MANAJEMEN
The Top Executives Chair a management meeting to review the performance, the adequacy and the effectiveness of the ISM & HSE-Q System in achieving the Company safety, quality, environmental, and occupational health and safety objectives as well as the customer’s satisfaction and in meeting the requirements of the IMO Resolution A.741(18) as amended by resolution MSC.353(92), ISO 9001, the ISO 14001 and the ISO 45001.
Eksekutif Puncak memimpin rapat manajemen untuk meninjau kinerja, kecukupan dan efektivitas Sistem ISM & HSE-Q dalam mencapai tujuan keselamatan, kualitas, lingkungan, dan kesehatan dan keselamatan kerja Perusahaan serta kepuasan pelanggan dan dalam memenuhi persyaratan Resolusi IMO A.741(18) sebagaimana diubah dengan resolusi MSC.353(92), ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001.
During the meeting the possible need for changes to policy, objectives and other elements of the ISM & HSE-Q Management System is also addressed, in the light of the results of internal audits, changing circumstances and the commitment to continual improvement.
Selama pertemuan, kemungkinan kebutuhan untuk perubahan kebijakan, tujuan dan elemen lain dari Sistem Manajemen ISM & HSE-Q juga dibahas, mengingat hasil audit internal, perubahan keadaan dan komitmen untuk perbaikan berkelanjutan.
The Heads of Department are involved in the review to support the Top Executives in the evaluation of the several aspects and results of the ISM & HSE-Q System.
Para Kepala Departemen terlibat dalam tinjauan untuk mendukung Eksekutif Puncak dalam evaluasi beberapa aspek dan hasil dari Sistem ISM & HSE-Q.
The elements to be evaluated during the review include, but are not limited to:
Unsur-unsur yang akan dievaluasi selama peninjauan meliputi, tetapi tidak terbatas pada:
Customer feedback;
Cumpan balik ustomer;
Performances of processes and conformity of services;
Performance proses dan kesesuaian layanan;
Status of corrective and preventive actions;
Status tindakan korektif dan pencegahan;
Achievement of established objectives and targets, and effectiveness of actions originated in the previous management review;
Tujuandan target yang ditetapkan, dan efektivitas tindakan berasal dari tinjauan manajemen sebelumnya;
Proposal and recommendations for improvement;
Proposal dan rekomendasi untuk perbaikan;
Any modification that could have affects on the ISM & HSE-Q System, including changing circumstances, developments in legal and other requirements related to its environmental aspects or OH&S field;
Modifikasiyang dapat berdampak pada Sistem ISM & HSE-Q, termasuk perubahan keadaan, perkembangan dalam persyaratan hukum dan persyaratan lain yang terkait dengan aspek lingkungan atau bidang K3;
Results of internal audits and evaluations of compliance with legal requirements and with other requirements to which the organization subscribes;
Results audit internal dan evaluasi kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan dengan persyaratan lain yang disetujui organisasi;
Communication(s) from external interested parties, including complaints;
Komunikasi Cdari pihak eksternal yang berkepentingan, termasuk keluhan;
The HSE-Q performance of the organization.
Kinerja HSE-Q organisasi.
The results of the Management review are documented, and should include, at least:
Hasil tinjauan Manajemen didokumentasikan, dan harus mencakup, setidaknya:
Any decisions and actions related to possible changes to HSE-Q policies objectives, targets and other elements of the general management system;
Keputusandan tindakan yang terkait dengan kemungkinan perubahan pada kebijakan, tujuan, target, dan elemen lain dari sistem manajemen umum HSE-Q;
Objectives and targets for the next period;
Objektif dan target untuk periode berikutnya;
Decisions, corrective and/or improvement actions to enhance the effectiveness of the ISM & HSE-Q System;
Decisions, tindakan korektif dan/atau perbaikan untuk meningkatkan efektivitas Sistem ISM & HSE-Q;
Improvement of the service features related to the customer’s requirements;
Sayameningkatkan fitur layanan yang terkait dengan kebutuhan pelanggan;
Assessing opportunities for improvement and the need for changes to the general management system, with identification of opportunity of process improvement and related responsibility;
Peluang perbaikan yang terbatas dan perlunya perubahan pada sistem manajemen umum, dengan identifikasi peluang perbaikan proses dan tanggung jawab terkait;
Appraisal of organization and resources suitability and/or needs.
Ppraisal organisasi dan sumber daya, kesesuaian dan/atau kebutuhan.
The Management Review must be always recorded as defined in the procedure “MGT-02 ISM & HSE-Q Management Review”.
Tinjauan Manajemen harus selalu dicatat sebagaimana didefinisikan dalam prosedur "MGT-02ISM & HSE-Q Tinjauan Manajemen".
Additional unscheduled meetings can be held due to unsatisfactory trends or situations that can affect negatively the achievement of the established objectives, and/or due to important changes occurred in the organization or activities of the Group.
Rapat tambahan yang tidak terjadwal dapat diadakan karena tren atau situasi yang tidak memuaskan yang dapat berdampak negatif pada pencapaian tujuan yang ditetapkan, dan/atau karena perubahan penting yang terjadi dalam organisasi atau kegiatan Grup.
The internal audit will be performed according to “MGT-03 Internal Audit”
Audit internal akan dilakukan sesuai dengan "Audit Internal MGT-03"
ANNEXES
LAMPIRAN
Annex 1: Terms, definitions and acronyms
Lampiran 1:Istilah, definisi, dan akronim
Annex 2: ISM & HSE-Q Document List
Lampiran 2: Daftar Dokumen ISM & HSE-Q
Annex 3a: HSE-Q Policy Statement
Lampiran 3a: Pernyataan Kebijakan HSE-Q
Annex 3b: Alcohol and drug Policy Statement
Lampiran 3b:Pernyataan Kebijakan Alkohol dan Narkoba
Annex 4a: Ashore Organizational Structure
Lampiran 4a:Struktur Organisasi Ashore
Annex 4b: On Board Organizational Structure
Lampiran 4b:Struktur Organisasi On Board
